Xây dựng thang bảng lương ra sao từ 2021?

Thang bảng lương của doanh nghiệp từ năm 2021 sẽ được xây dựng ra sao? Mức lương tối thiểu vùng để xây dựng thang bảng lương sẽ áp dụng mức nào? Kế toán Gtax xin tổng hợp và chia sẻ để bạn đọc tiện theo dõi như sau:

Nguyên tắc khi xây dựng thang bảng lương

• Theo Bộ Luật lao động 2012 cũ: tại điều 93 quy định người sử dụng lao động phải đăng ký thang, bảng lương với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động đồng thời với việc công khai tại nơi làm việc.
• Theo Bộ Luật lao động 2019 (áp dụng từ 1/1/2021): thì
  • Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
  • Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
  • Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Xem thêm:

• Những Điểm mới của Hợp đồng lao động 2021

==> Như vậy, kể từ ngày 1/1/2021 Doanh nghiệp không còn phải đăng ký thang bảng lương với cơ quan nhà nước, tuy nhiên vẫn phải xây dựng thang bảng lương và niêm yết tại nơi làm việc.

Mức lương làm cơ sở để xây dựng thang bảng lương

Mức lương tối thiểu là mức lương thấp nhất được trả cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường.

Từ 01/01/2021, mức lương tối thiểu vùng tiếp tục được thực hiện theo quy định tại Nghị định 90/2019/NĐ-CP sau đây:thang

Ghi chú: Đối với người lao động làm công việc đòi hỏi đã qua học nghề, đào tạo nghề thì phải trả cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng nêu trên.

Hệ thống thang bảng lương

Thang bảng lương sẽ cứ vào đặc thù sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp xây dựng chức danh, vị trí công việc và bậc lương phù hợp với doanh nghiệp mình. Số lượng bậc lương phụ thuộc vào lựa chọn xây dựng của đơn vị, thường thì các doanh nghiệp hay xây dựng 10 bậc. Người lao động khi mới vào làm việc sẽ áp dụng bậc 1, và theo quy chế tăng lương của doanh nghiệp mỗi lần sẽ lên 1 bậc, các trường hợp đặc biệt có thể được nâng vượt bậc.

Mức lương bậc 1 tại các nhóm yêu cầu thỏa mãn điều kiện:

• Lao động đã qua đào tạo phải cao hơn ít nhất là 7% mức lương tối thiểu vùng
• Giữa các nhóm chức danh phải có sự chênh lệch lương tối thiểu 5%

Khoảng cách giữa 2 bậc lương liền kề phải đảm bảo khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệp, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%. Và các nhóm vị trí công việc sau cũng xây dựng tương tự, lấy bậc 1 làm gốc, các bậc tiếp theo trong cùng một nhóm vị trí công việc cao hơn ít nhất bằng 5% của bậc trước liền kề. (Theo hướng dẫn tại khoản 2 điều 7 nghị định 49/2013/NĐ-CP).

Nhóm chức danh, vị trí công việc

Căn cứ vào chức danh, vị trí công việc thực tế tại doanh nghiệp các bạn, với những nhóm cùng chung một mức lương, các bạn có thể gộp chung vào một nhóm và hưởng mức lương như nhau. Mức lương tối thiểu áp dụng: Căn cứ vào mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm lập Thang bảng lương.

Mức phạt không đăng ký thang bảng lương

Kể từ ngày 25/11/2015 Theo khoản 5 điều 1 Nghị định 88/2015/NĐ-CP ban hành ngày 07/10/2015, Quy định về mức phạt về tiền lương cụ thể như sau:

1. Phạt cảnh cáo đến 1 triệu đồng

Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp quận/huyện theo quy định.

Cập nhật: kể từ ngày 1/1/2021 Doanh nghiệp không còn phải đăng ký thang, bảng lương với cơ quan nhà nước, tuy nhiên vẫn phải xây dựng thang, bảng lương và niêm yết tại nơi làm việc.

2. Phạt từ 2 triệu đến 5 triệu đồng

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định pháp luật;
b) Sử dụng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định khi đã có ý kiến sửa đổi, bổ sung của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;
c) Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;
d) Không thông báo cho người lao động biết trước về hình thức trả lương ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện.

3. Phạt tiền người sử dụng lao động

có một trong các hành vi:

• Trả lương không đúng hạn;
• Trả lương thấp hơn mức quy định tại thang lương, bảng lươngđã gửi cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;
• Không trả hoặc trả không đủ tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc ban đêm, tiền lương ngừng việc cho người lao động theo quy định của pháp luật;
• Khấu trừ tiền lương của người lao động không đúng quy định của pháp luật;
• Trả lương không đúng quy định cho người lao động khi tạm thời chuyển người lao động sang làm công việc khác so với hợp đồng lao động, trong thời gian tạm đình chỉ công việc, trong thời gian đình công, những ngày người lao động chưa nghỉ hàng năm.

Mức phạt cụ thể như sau:

a) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
b) Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
c) Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
d) Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
đ) Từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Những thắc mắc thường gặp khi xây dụng thang bảng lương

Kế toán Gtax xin chia sẻ đến bạn đọc 4 vấn đề doanh nghiệp thường thắc mắc khi điều chỉnh thang lương, bảng lương theo lương tối thiểu vùng hàng năm như sau:

Điều chỉnh thang bảng lương khi lương tối thiểu vùng thay đổi?

Câu hỏi 1: Lương tối thiểu vùng hàng năm tăng thì doanh nghiệp có bắt buộc phải điều chỉnh lại thang lương, bảng lương không?

Theo đó, khi xây dựng thang lương, bảng lương doanh nghiệp phải căn cứ theo mức lương tối thiểu vùng hiện hành để quy định mức lương cho từng chức danh, công việc, nhóm công việc sao cho phù hợp với các nguyên tắc mà pháp luật quy định. Cụ thể:

1. Mức lương thấp nhất của công việc, chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng;
2. Mức lương thấp nhất của công việc, chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng;
3. So với mức lương của công việc, chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường thì mức lương của công việc, chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc, chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7%.

Tuy nhiên, lương tối thiểu vùng tăng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải làm lại thang lương bảng lương. Việc điều chỉnh hay không phụ thuộc vào thang bảng lương hiện tại của doanh nghiệp:

• Trường hợp 01:  Mức lương thấp nhất của công việc giản đơn nhất trong thang, bảng lương hiện tại của doanh nghiệp bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu vùng.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp không bắt buộc phải điều chỉnh lại thang lương, bảng lương vì mức lương này đã đáp ứng điều kiện không thấp hơn lương tối thiểu vùng.

Có nhiều doanh nghiệp vẫn hay cho rằng đối với mức lương thấp nhất trong thang lương, bảng lương phải cao hơn mức lương tối thiểu vùng. Nhưng thật ra, luật chỉ quy định là “không được thấp hơn” chứ không quy định mức lương này phải cao hơn lương tối thiểu vùng.  Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp khi xây dựng thang lương bảng lương, vẫn thường quy định mức lương này cao hơn mức lương tối thiểu vùng để phòng trường hợp cứ mỗi lần thay đổi mức lương tối thiểu vùng lại phải tiến hành điều chỉnh thang lương, bảng lương.

Ví dụ: Trong năm 2018, doanh nghiệp A (thuộc vùng I) xây dựng thang lương,bảng lương như dưới đây:

CHỨC DANH CÔNG VIỆC	BẬC LƯƠNG
	I	II	III	IV	V
1. Giám đốc công ty
– Mức lương	5.700.000	5.985.000	6.284.000	6.598.000	6.928.000
2. Phó Giám đốc, Kế toán trưởng
– Mức lương	5.100.000	5.355.000	5.623.000	5.904.000	6.199.000
3. Trưởng phòng hành chính, kinh doanh, kỹ thuật
– Mức lương	4.620.000	4.851.000	5.093.550	5.348.230	5.615.640
4. Trợ lý giám đốc, Lập trình viên, Dịch thuật, Pháp chế, Chuyên viên phân tích
– Mức lương	4.535.000	4.761.750	4.999.840	5.249.830	5.512.320
5. Nhân viên văn phòng, chăm sóc khách hàng, hỗ trợ khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật
– Mức lương	4.500.000	4.761.750	4.961.000	5.209.000	5.470.000
6. Tạp vụ
– Mức lương	4.180.000	4.389.000	4.608.450	5.080.820	5.334.860

Theo đó, xét từ mức lương thấp nhất của công việc giản đơn nhất, thì mức lương của nhân viên tạp vụ là 4.180.000, bằng với hoặc mức lương tối thiểu vùng. Vì vậy, khi tăng mức lương tối thiểu vùng năm 2019, doanh nghiệp A không cần phải làm lại thang lương, bảng lương.

• Trường hợp 02: Mức lương thấp nhất của công việc giản đơn nhất trong thang, bảng lương hiện tại của doanh nghiệp thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

Theo đó, khi có sự thay đổi về mức lương tối thiểu vùng mà mức lương tối thiểu trong thang bảng lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hiện tại thì doanh nghiệp cũng phải xây dựng lại thang bảng lương cho phù hợp với mức lương tối thiểu vùng năm 2019.

Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo Thang lương, Bảng lương của mình với Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội và thực hiện đăng ký điều chỉnh đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp với cơ quan bảo hiểm xã hội khi thay đổi mức lương của người lao động thuộc đối tượng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Quay lại với ví dụ ở trên, giả sử mức lương của nhân viên tạp vụ hiện tại là 4.100.000 (<4.180.000) thì đương nhiên doanh nghiệp phải điều chỉnh lại thang lương, bảng lương trong đó sửa đổi lại mức lương của nhân viên tạp vụ này, tức là phải tăng mức lương của tạp vụ lên ít nhất là 80.000 để đảm bảo mức lương này không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

Khoảng cách giữa hai bậc lương liền kề

Câu hỏi: Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề là bao nhiêu?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP thì khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.

Số bậc của thang lương, bảng lương do doanh nghiệp quyết định căn cứ vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh đòi hỏi.

Trở lại ví dụ ở đầu bài viết, mức lương của nhân viên văn phòng, chăm sóc khách hàng, hỗ trợ khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật cụ thể như sau:

Chức danh	Bậc I	Bậc II	Bậc III	Bậc IV	Bậc V
Nhân viên văn phòng, chăm sóc khách hàng, hỗ trợ khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật	4.500.000	4.761.750	4.961.000	5.209.000	5.470.000

Theo đó, mức lương Bậc II cao hơn mức lương bậc I là 5%, mức lương bậc III cao hơn mức lương bậc II là 5%, mức lương bậc IV cao hơn mức lương bậc III là 5%, mức lương bậc V cao hơn mức lương bậc IV là 5%.

Lưu ý:

Bậc lương  chỉ xét trên một vị trí công việc, là sự sắp xếp theo chiều ngang. Còn thang lương là sự sắp xếp theo chiều dọc của các vị trí khác nhau và có sự tăng giảm mức lương trong cùng một bậc.

Có thể có nhiều bảng lương?

Luật không có quy định mỗi doanh nghiệp chỉ được xây dựng một thang lương, bảng lương. Vì vậy, một doanh nghiệp có thể xây dựng nhiều thang lương, bảng lương.

Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể  lập một bảng lương cho các lao động quản lý, một bảng lương cho các lao động chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh, phục vụ.

Doanh nghiệp có ít lao động có phải xây dựng thang bảng lương?

Theo Bộ Luật lao động 2019 kể từ ngày 1/1/2021 Doanh nghiệp không còn phải đăng ký thang, bảng lương với cơ quan nhà nước, tuy nhiên vẫn phải xây dựng thang, bảng lương và niêm yết tại nơi làm việc.

Trong trường hợp doanh nghiệp không xây dựng thang lương bảng lương, mà mức lương trong hợp đồng lao động của người lao động thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hàng năm, doanh nghiệp cần tiến hành sửa đổi mức lương của người lao động cho phù hợp với mức lương tối thiểu vùng.

Doanh nghiệp có thể giao kết phụ lục hợp đồng hoặc thỏa thuận với người lao động ký kết một hợp đồng lao động mới. Tuy nhiên, để đơn giản thủ tục thì doanh nghiệp có thể giao kết phụ lục hợp đồng.

Để tránh thực hiện sai sót khi áp dụng Bộ luật lao động 2019, Kế toán Gtax khuyến nghị Bạn cần tham khảo kỹ những nội dung tư vấn trên hoặc liên hệ với chuyên viên pháp lý Gtax để được hướng dẫn.

Chúng tôi cam kết  Bạn sẽ hài lòng với chi phí và sự chuyên nghiệp từ nhân viên tư vấn Gtax. Vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN GTAX

• Trụ sở: Phòng 1901, Saigon Trade Center, 37 Tôn Đức Thắng, Q.1, Tp Hồ Chí Minh
• CN1: Tầng trệt, Toà nhà Rosana, 60  Nguyễn Đình Chiểu, Q.1, Tp Hồ Chí Minh
• CN2: P.805, Khu B, Toà Nhà IndoChina, 04 Nguyễn Đình Chiểu, Q.1, Tp Hồ Chí Minh
• TEL: (028) 2221 6789
• WEB: https://gtax.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/ketoangtax/