Các tài khoản hàng tồn kho

Tài khoản hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng trong hệ thống kế toán, phản ánh giá trị thực tế của các loại hàng hóa, nguyên vật liệu và thành phẩm trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho không chỉ là một phần tài sản quan trọng mà còn có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa, từ đó tiết kiệm chi phí và tăng trưởng bền vững.

Khái niệm tài khoản hàng tồn kho

Tài khoản hàng tồn kho là một tài khoản trong hệ thống kế toán dùng để ghi nhận giá trị của các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm và các tài sản lưu động khác mà doanh nghiệp sở hữu nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Giá trị của hàng tồn kho trên tài khoản này phản ánh số lượng và giá trị thực tế của hàng hóa tại một thời điểm cụ thể, bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác liên quan đến việc đưa hàng hóa đến trạng thái và địa điểm hiện tại.

Phân loại hàng tồn kho

Phân loại hàng tồn kho là một bước quan trọng trong việc quản lý tài sản của doanh nghiệp, giúp xác định rõ ràng giá trị và tính chất của từng loại hàng hóa. Dưới đây là các loại hàng tồn kho và vai trò của chúng trong hoạt động kinh doanh.

Cụ thể, hàng tồn kho có thể xuất hiện dưới các hình thức sau:

• Tài khoản 151 – Hàng hóa mua đang trong quá trình vận chuyển
• Tài khoản 152 – Nguyên liệu và vật liệu
• Tài khoản 153 – Công cụ và dụng cụ
• Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
• Tài khoản 155 – Thành phẩm
• Tài khoản 156 – Hàng hóa
• Tài khoản 157 – Hàng hóa gửi đi tiêu thụ
• Tài khoản 158 – Hàng hóa lưu kho chờ thuế

Theo quy định trong Thông tư số 90/2021/TT-BTC, kế toán hàng tồn kho được ghi nhận trên các tài khoản 151, 152, 153, 154, 155, 157 theo nguyên tắc giá gốc. Các quy định chi tiết được nêu như sau:

Tài khoản 151 – Hàng hóa mua đang trong quá trình vận chuyển

Tài khoản này ghi nhận giá trị của hàng hóa, vật tư (như nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa) đã được mua và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng vẫn đang trong quá trình vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi, kho ngoại quan, hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng chưa được kiểm nhận và nhập kho.

Các hàng hóa và vật tư này được xem là tài sản của doanh nghiệp mặc dù chưa được nhập kho, bao gồm:

• Hàng hóa và vật tư đã được thanh toán hoặc cam kết thanh toán, nhưng vẫn còn lưu giữ tại kho của người bán, bến cảng, hoặc đang trên đường vận chuyển.
• Hàng hóa đã đến doanh nghiệp nhưng vẫn đang trong quá trình kiểm tra và xác nhận trước khi nhập kho.

Khi nhận hóa đơn mua hàng mà hàng hóa chưa được nhập kho, kế toán không ghi sổ ngay mà đối chiếu với hợp đồng và lưu giữ hóa đơn trong hồ sơ “Hàng hóa mua đang vận chuyển”. Khi hàng hóa nhập kho, kế toán ghi nhận vào các tài khoản như Tài khoản 152 (Nguyên liệu, vật liệu) và Tài khoản 153 (Công cụ, dụng cụ). Nếu hàng chưa về cuối tháng, kế toán ghi vào Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”.

Tài khoản 152 – Nguyên liệu và vật liệu

Tài khoản này ghi nhận giá trị và biến động của nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp, phục vụ cho hoạt động sản xuất. Nguyên liệu và vật liệu được phân loại như sau:

• Nguyên liệu chính: Thành phần cơ bản trong sản phẩm.
• Vật liệu phụ: Không phải thành phần chính nhưng có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
• Nhiên liệu: Dùng để cung cấp nhiệt trong sản xuất.
• Vật tư thay thế: Dùng để sửa chữa hoặc thay thế máy móc, thiết bị.
• Vật liệu xây dựng: Dùng cho công trình xây dựng cơ bản.

Tài khoản 153 – Công cụ và dụng cụ

Tài khoản này ghi nhận giá trị của công cụ và dụng cụ trong doanh nghiệp. Những tài sản này không đáp ứng các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng như tài sản cố định, nhưng vẫn cần được theo dõi và quản lý tương tự như nguyên liệu và vật liệu. Bao gồm:

• Các thiết bị giáo, ván khuôn.
• Bao bì bán kèm hàng hóa.
• Công cụ và dụng cụ văn phòng.
• Trang phục và giày dép công nhân.

Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Tài khoản này tổng hợp chi phí sản xuất và kinh doanh chưa hoàn tất, phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm. Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, tài khoản này ghi nhận chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất chưa hoàn thành. Với doanh nghiệp kiểm kê định kỳ, chỉ ghi nhận chi phí thực tế vào cuối kỳ.

Tài khoản 155 – Thành phẩm

Tài khoản này ghi nhận giá trị của sản phẩm đã hoàn thành quá trình chế biến, đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và sẵn sàng nhập kho hoặc xuất bán. Thành phẩm có thể được sản xuất nội bộ hoặc gia công bên ngoài.

Tài khoản 156 – Hàng hóa

Tài khoản này ghi nhận giá trị của hàng hóa, vật tư, sản phẩm mua vào để bán lại (bán buôn hoặc bán lẻ). Hàng hóa không bao gồm những sản phẩm dùng cho sản xuất mà ghi vào các tài khoản 152 hoặc 153, tùy theo mục đích sử dụng.

Tài khoản 157 – Hàng hóa gửi đi tiêu thụ

Tài khoản này ghi nhận giá trị của hàng hóa đã được gửi đến khách hàng, đại lý hoặc ký gửi nhưng chưa được coi là doanh thu bán hàng trong kỳ.

Tài khoản 158 – Hàng hóa lưu kho chờ thuế

Dùng để ghi nhận hàng hóa trong Kho bảo thuế, đặc biệt là đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài sản xuất hàng xuất khẩu. Hàng hóa nhập khẩu được lưu tại Kho bảo thuế mà chưa phải nộp thuế nhập khẩu.

Việc phân loại và ghi nhận đúng các loại hàng tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả, tránh lãng phí và tối ưu hóa chi phí sản xuất. Đây là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh và duy trì hoạt động kinh doanh bền vững.

Các phương pháp kế toán để ghi nhận hàng tồn kho

Dưới đây là các thông tin mà Gtax đã tổng hợp về các phương pháp kế toán kê khai hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả, đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và các quyết định kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu.

Theo Khoản 1 Điều 22 của Thông tư 133/2016/TT-BTC, nhóm tài khoản hàng tồn kho được sử dụng để ghi nhận giá trị hiện tại và cập nhật biến động kịp thời của hàng tồn kho, hoặc phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh nghiệp. Vì vậy, có hai phương pháp kê khai hàng tồn kho:

Phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp này giám sát liên tục và thường xuyên tình hình nhập, xuất và tồn kho, cho phép cập nhật ngay lập tức biến động hàng tồn kho và xác định giá trị xuất kho bất kỳ lúc nào. Đây là phương pháp phù hợp với những doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn hoặc yêu cầu quản lý hàng tồn kho chặt chẽ.

Công thức tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ như sau:

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng nhập kho trong kỳ – Giá trị hàng xuất kho trong kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp này ghi nhận giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không yêu cầu tính toán liên tục trong suốt kỳ kế toán. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ tiến hành tính toán và ghi nhận giá trị xuất kho vào cuối kỳ, dựa trên số liệu tồn kho thực tế khi kiểm kê.

Công thức tính toán như sau:

Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ – Giá trị tồn cuối kỳ = Giá trị xuất cuối kỳ

Việc nắm vững và áp dụng đúng các phương pháp kế toán kê khai hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả, đồng thời đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác. Lựa chọn phương pháp phù hợp với từng doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính mà còn giúp tối ưu hóa hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Cách hạch toán hàng hóa tồn kho

Hạch toán hàng hóa tồn kho là một phần quan trọng trong kế toán, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác giá trị hàng tồn kho, từ đó quản lý tài chính hiệu quả. Dưới đây là cách hạch toán hàng hóa tồn kho theo hai phương pháp phổ biến: phương pháp ghi sổ liên tục và phương pháp kiểm kê định kỳ.

Phương pháp ghi sổ liên tục

Khi nhập kho các mặt hàng mua (bao gồm hàng hóa, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu):

• Nợ tài khoản 152: Giá trị nguyên vật liệu
• Nợ tài khoản 153: Giá trị công cụ, dụng cụ
• Nợ tài khoản 156: Giá trị hàng hóa
• Nợ tài khoản 133: Thuế GTGT đầu vào
• Có tài khoản 111/112/331…: Tổng số tiền phải thanh toán

Nếu hàng hóa, công cụ, dụng cụ chưa về kho cuối kỳ (đã nhận hóa đơn):

• Nợ tài khoản 151: Giá trị hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển
• Nợ tài khoản 133: Thuế GTGT đầu vào
• Có tài khoản 111/112/331…: Tổng số tiền phải thanh toán

Khi hàng hóa, công cụ, dụng cụ về kho:

• Nợ tài khoản 152: Giá trị nguyên vật liệu
• Nợ tài khoản 153: Giá trị công cụ, dụng cụ
• Nợ tài khoản 156: Giá trị hàng hóa
• Có tài khoản 151: Giá trị hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển

Trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng hóa bán ra:

• Nợ tài khoản 111/112/331…: Giá trị chiết khấu, giảm giá
• Có tài khoản 156: Giá trị hàng hóa (trong trường hợp còn tồn kho)
• Có tài khoản 632: Giá vốn hàng hóa đã bán
• Có tài khoản 133: Thuế GTGT đầu vào

Trong trường hợp mua hàng trả chậm hoặc trả góp:

• Nợ tài khoản 156: Giá trị hàng hóa theo mức giá thanh toán ngay
• Nợ tài khoản 133: Thuế GTGT đầu vào
• Nợ tài khoản 242: Phần lãi trả chậm
• Có tài khoản 331: Tổng số tiền phải thanh toán

Hạch toán lãi suất trả chậm hàng kỳ:

• Nợ tài khoản 635: Lãi suất trả chậm của kỳ
• Có tài khoản 242: Lãi suất trả chậm

Chi phí liên quan đến việc mua hàng hóa:

• Nợ tài khoản 156: Chi phí liên quan đến mua hàng hóa
• Nợ tài khoản 133: Thuế GTGT đầu vào
• Có tài khoản 111/112/331…: Tổng số tiền thanh toán

Khi xuất bán hoặc chuyển giao hàng hóa:

• Nợ tài khoản 632: Giá vốn hàng hóa đã bán
• Có tài khoản 156: Giá trị hàng hóa đã xuất bán

Hàng hóa gia công hoặc chế biến:

• Khi gửi đi gia công, chế biến:
  • Nợ tài khoản 154: Giá trị hàng hóa gửi đi gia công
  • Có tài khoản 156: Giá trị hàng hóa gửi đi gia công
• Chi phí gia công, chế biến hàng hóa:
  • Nợ tài khoản 154: Chi phí gia công, chế biến
  • Nợ tài khoản 133: Thuế GTGT đầu vào
  • Có tài khoản 111/112/331…: Tổng giá thanh toán
• Khi hàng hóa gia công, chế biến đã về kho:
  • Nợ tài khoản 156: Giá trị hàng hóa gia công, chế biến
  • Có tài khoản 154: Giá trị hàng hóa gia công, chế biến

Xuất kho hàng gửi đi bán:

• Nợ tài khoản 157: Hàng gửi đi bán
• Có tài khoản 156: Hàng gửi đi bán

Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho

Đầu kỳ, chuyển giá trị hàng hóa tồn từ cuối kỳ trước sang kỳ hiện tại:

• Nợ tài khoản 611: Mua hàng
• Có tài khoản 156: Hàng hóa

Sau khi kiểm kê số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:

• Nợ tài khoản 156: Hàng hóa
• Có tài khoản 611: Mua hàng

Sau khi kiểm tra số lượng và giá trị hàng tồn kho vào cuối kỳ:

• Nợ tài khoản 632: Giá vốn hàng bán
• Có tài khoản 611: Mua hàng

Việc nắm vững cách hạch toán hàng hóa tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và đảm bảo số liệu chính xác. Đừng ngần ngại áp dụng các phương pháp kế toán phù hợp để tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính và hàng tồn kho của bạn.