Có rất nhiều sổ sách theo qui định doanh nghiệp cần phải lập, lưu trữ và cung cấp khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Kế toán Gtax xin tổng hợp và chia sẻ để bạn đọc tham khảo một số sổ sách thường dùng như sau: Sổ cổ đông, sổ quản lý lao động, sổ kế toán, sổ doanh nghiệp…
Mục Lục
Những loại sổ doanh nghiệp cần phải lập
Sổ đăng ký cổ đông
Doanh nghiệp phải lập và lưu giữ Sổ đăng ký cổ đông trong Công ty cổ phần (Sổ đăng ký thành viên trong Công ty TNHH 2 TV trở lên) kể từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Sổ đăng ký cổ đông có thể được thể hiện bằng văn bản, tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai loại này.
Sổ kế toán
Sổ kế toán là sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Có 2 loại sổ kế toán: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn tại phụ lục 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.
Sổ quản lý lao động
Doanh nghiệp phải lập Sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
Doanh nghiệp có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào Sổ quản lý lao động.
Sổ thống kê tai nạn lao động
Doanh nghiệp phải thu thập, lưu trữ thông tin về tình hình tai nạn lao động xảy ra tại cơ sở của mình và lập Sổ thống kê tai nạn lao động theo từng năm.
Sổ theo dõi phương tiện PCCC
Sổ theo dõi phương tiện phòng cháy và chữa cháy; Sổ theo dõi công tác tuyên truyền, bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ phòng cháy và chữa cháy và hoạt động của đội phòng cháy và chữa cháy cơ sở, chuyên ngành;
Người đứng đầu cơ sở có nguy hiểm về cháy, nổ hoặc cơ sở thuộc diện quản lý về phòng cháy và chữa cháy phải có trách nhiệm lập và lưu giữ hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động phòng cháy và chữa cháy của cơ sở.
Sổ kế toán trong doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ
Trong các loại sổ Gtax vừa liệt kê ở trên thì dù là doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc nhỏ nhưng các doanh nghiệp này vẫn phải thực hiện đúng quy định về sổ kế toán, đây là sổ quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp thuộc dạng này. Kế toán Gtax xin chia sẻ những điểm chính liên quan đến Sổ doanh nghiệp kế toán để bạn đọc theo dõi như sau:
Nội dung trong Sổ kế toán?
- Ngày, tháng, năm ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;
- Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
Quản lý sổ kế toán
- Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ.
- Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.
- Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ phải lập Biên bản bàn giao và được kế toán trưởng ký xác nhận.
Cách mở, ghi sổ kế toán
- Mở sổ:
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ doanh nghiệp kế toán phải mở từ ngày thành lập. Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm.
Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.
- Ghi sổ:
Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.
- Khóa sổ:
Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Sửa chữa số kế toán
Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau đây:
- Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;
- Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;
- Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.
Trường hợp phát hiện sổ doanh nghiệp kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này.
Trường hợp ghi sổ bằng phương tiện điện tử, việc sửa chữa sổ kế toán được thực hiện theo phương pháp lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.
Lưu ý: tuyệt đối không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai.
Trên đây là những thông tin chi tiết về Các loại sổ doanh nghiệp cần lập, để việc thực hiện hồ sơ được nhanh chóng và tiết kiệm, Kế toán Gtax khuyên Bạn nên sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói & quyết toán thuế của chúng tôi. Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN GTAX
- Trụ sở: Phòng 1901, Saigon Trade Center, 37 Tôn Đức Thắng, Q.1, Tp Hồ Chí Minh
- CN1: Tầng trệt, Toà nhà Rosana, 60 Nguyễn Đình Chiểu, Q.1, Tp Hồ Chí Minh
- CN2: P.805, Khu B, Toà Nhà IndoChina, 04 Nguyễn Đình Chiểu, Q.1, Tp Hồ Chí Minh
- TEL: (028) 2221 6789
- WEB: https://gtax.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/ketoangtax/
