Cách ghi giấy ủy nhiệm chi (UNC)Ủy nhiệm chi là một khái niệm quan trọng trong quản lý tài chính, đóng vai trò là phương thức thanh toán phổ biến trong nhiều giao dịch tài chính. GTAX đã biên soạn thông tin chi tiết nhằm giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm cũng như ứng dụng của ủy nhiệm chi. Hãy cùng khám phá để nắm bắt cách thức hoạt động và những lợi ích mà phương pháp này mang lại.

Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi, viết tắt là UNC, là một hình thức thanh toán mà trong đó người dùng sẽ lập một lệnh thanh toán dựa trên mẫu có sẵn từ nhà cung cấp dịch vụ, như ngân hàng. Lệnh này sau đó được gửi đến đơn vị đó để yêu cầu thực hiện thanh toán cho người thụ hưởng với số tiền có trong tài khoản.

Ủy nhiệm chi có thể được hiểu một cách đơn giản là một tài liệu giao dịch mà người thanh toán sử dụng để ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện việc thanh toán một số tiền cụ thể cho người nhận. Chứng từ này chỉ có giá trị khi được chính người thanh toán lập lệnh và ký tên.

Xem thêm: Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp

Nội dung và cách ghi giấy ủy nhiệm chi (UNC)

Giấy ủy nhiệm chi (UNC)

Ủy nhiệm chi sẽ được coi là hợp lệ khi có đầy đủ các thông tin theo quy định tại Khoản 2, Điều 13 của Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành.

Cách ghi giấy ủy nhiệm chi (UNC)

Giấy ủy nhiệm chi bao gồm hai phần chính: một phần được doanh nghiệp điền thông tin và phần còn lại dành cho ngân hàng thực hiện các thủ tục cần thiết. Cụ thể:

Phần dành cho doanh nghiệp:

Ngày, tháng, năm: Cần ghi rõ thời gian thực hiện giao dịch.
Đơn vị trả tiền: Cần ghi tên đầy đủ của doanh nghiệp thực hiện việc thanh toán.
Số tài khoản: Cần ghi chính xác số tài khoản của doanh nghiệp chuyển tiền.
Ngân hàng: Điền tên ngân hàng nơi doanh nghiệp thực hiện giao dịch.
Đơn vị thụ hưởng: Cần ghi tên đầy đủ của cá nhân hoặc doanh nghiệp nhận tiền.
Số CMT/CCCD/Hộ chiếu: Cần ghi số chứng minh thư, căn cước công dân hoặc hộ chiếu, kèm theo ngày và nơi cấp.
Số tiền bằng số và chữ: Cần điền số tiền bằng cả số và chữ, theo đơn vị VNĐ. Lưu ý chữ cái đầu tiên viết hoa và kết thúc bằng ký tự “./”. Ví dụ: “Bảy mươi triệu đồng./”.
Nội dung thanh toán: Cần ghi rõ lý do thanh toán.
Chữ ký và dấu: Giám đốc hoặc kế toán trưởng cần ký tên và đóng dấu, kèm theo dấu chức danh giám đốc.

Phần dành cho ngân hàng:

Số bút toán: Ghi lại số thứ tự của bút toán.
Loại tiền: Ghi bằng VNĐ.
Tài khoản ghi nợ và ghi có: Ngân hàng thực hiện việc ghi nợ và ghi có theo quy định hiện hành.
Kế toán ngân hàng: Kế toán ngân hàng sẽ ký tên và đóng dấu để xác nhận.

Ủy nhiệm chi (UNC) dùng để làm gì?

Ủy nhiệm chi là một phương tiện quản lý tài chính hiệu quả, hỗ trợ việc chuyển tiền một cách nhanh chóng và an toàn. Khi bạn ủy thác một khoản tiền lớn cho ngân hàng, bạn có thể giảm thiểu nhiều rủi ro và sai sót. Ủy nhiệm chi có những chức năng sau:

Thanh toán: Số tiền từ người gửi sẽ được chuyển trực tiếp và an toàn vào tài khoản của người nhận.
Thanh toán: Chuyển tiền: Số tiền này sẽ được chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng trong cùng một ngân hàng. Nếu khác ngân hàng, việc chuyển khoản sẽ được thực hiện thông qua tài khoản chuyển tiền phải trả.

Ủy nhiệm chi yêu cầu người trả phải duy trì số dư đủ trong tài khoản để thực hiện thanh toán cho người thụ hưởng. Ngoài ra, người trả cũng cần chi trả một khoản phí nhỏ cho đơn vị cung cấp dịch vụ như ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng khi tiến hành ủy nhiệm chi.

Xem thêm: Hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính trên excel

Những quy định về ủy nhiệm chi

Mỗi hình thức thanh toán đều có những quy định riêng biệt. Dưới đây là 3 quy định cơ bản mà người lập ủy nhiệm chi cần phải hiểu rõ tại các ngân hàng.

Quy định về số liên

Ủy nhiệm chi cần được lập thành 2 liên: 1 liên sẽ được ngân hàng lưu giữ và 1 liên sẽ được trả lại cho khách hàng để làm tài liệu đối chiếu sổ sách sau này.

Quy định về chữ ký

Chữ ký cần thiết trên ủy nhiệm chi phải được thực hiện bởi giám đốc, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền thay mặt. Đối với các doanh nghiệp nhỏ không có kế toán trưởng, chủ tài khoản sẽ là người thực hiện ký. Tất cả các chữ ký này phải phù hợp với chữ ký đã được đăng ký tại ngân hàng.

Quy định về đóng dấu

Ủy nhiệm chi cần phải được đóng dấu một cách rõ ràng, ngay ngắn, theo một hướng nhất định và sử dụng loại mực phù hợp với quy định. Dấu phải được đặt lên ⅓ chữ ký ở phía bên trái.

Các loại ủy nhiệm chi (UNC)

Dựa trên nhu cầu và sự tiện lợi của khách hàng, có hai hình thức ủy nhiệm chi được áp dụng: ủy nhiệm chi trực tuyến (UNC online) và ủy nhiệm chi thực hiện tại quầy giao dịch.

Ủy nhiệm chi online

Mẫu ủy nhiệm chi trực tuyến sẽ được in ra sau khi người dùng tải xuống từ trang web của nhà cung cấp dịch vụ. Khách hàng cần truy cập vào trang web, điền đầy đủ thông tin theo mẫu có sẵn, sau đó in mẫu và mang đến ngân hàng để tiến hành giao dịch.

Ủy nhiệm chi tại quầy giao dịch

Mặc dù ủy nhiệm chi online mang lại sự tiện lợi và nhanh chóng hơn, những người gặp khó khăn với các thao tác kỹ thuật vẫn có thể lựa chọn thực hiện ủy nhiệm chi trực tiếp tại quầy giao dịch. Chỉ cần đến ngân hàng, lấy mẫu giấy ủy nhiệm chi và điền đầy đủ thông tin cần thiết. Đối với những khách hàng thường xuyên giao dịch, việc sử dụng một cuốn UNC đã được điền sẵn thông tin có thể giúp tiết kiệm thời gian giao dịch một cách đáng kể.

Ưu nhược điểm khi thanh toán bằng ủy nhiệm chi

Ưu điểm ủy nhiệm chi

Việc áp dụng ủy nhiệm chi mang lại lợi ích lớn về thời gian và công sức cho tất cả các bên liên quan. Người gửi chỉ cần chuyển tiền đến ngân hàng hoặc tổ chức tài chính và thông báo cho người nhận. Ngân hàng hoặc tổ chức tài chính sẽ thực hiện việc thanh toán và thông báo kết quả cho người nhận.
Bên trả có thể hoàn toàn ủy quyền cho bên cung cấp dịch vụ thực hiện thanh toán trực tiếp cho người thụ hưởng.
Quá trình thanh toán diễn ra một cách an toàn và tỷ lệ sai sót là rất thấp.
Bằng cách lưu trữ các tài liệu và thông tin liên quan, cả người gửi và người nhận đều có thể dễ dàng truy cập thông tin về giao dịch, từ đó đảm bảo tính minh bạch của các khoản thanh toán đã thực hiện.

Nhược điểm ủy nhiệm chi

Quá trình xác nhận và xử lý thanh toán ủy nhiệm chi có thể mất thời gian, đặc biệt khi giao dịch gặp phải các vấn đề phức tạp hoặc khi tài khoản của người trả tiền không đủ số dư cần thiết.
Người thực hiện thanh toán sẽ phải trả một khoản phí nhỏ cho ngân hàng thương mại để thực hiện giao dịch này.
Việc sử dụng thanh toán ủy nhiệm chi yêu cầu sự tin cậy và trách nhiệm từ phía đối tác thanh toán, chẳng hạn như ngân hàng hoặc tổ chức tài chính. Nếu đối tác không đảm bảo hoặc gặp sự cố, việc thanh toán có thể bị chậm trễ hoặc gặp khó khăn.

Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi

Theo quy định của ngân hàng và theo Khoản 2 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN, quy trình thực hiện thanh toán ủy nhiệm chi cần phải tuân thủ các bước sau đây:

Bước 1: Người trả tiền cần lập giấy ủy nhiệm chi và gửi đến ngân hàng nơi mở tài khoản thanh toán để yêu cầu trích tiền từ tài khoản của mình cho bên thụ hưởng.
Bước 2: Sau khi nhận được giấy ủy nhiệm chi, ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra cẩn thận để xác minh tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ. Ngân hàng cũng sẽ kiểm tra xem số dư tài khoản của người thanh toán có đủ để chi trả số tiền ghi trên giấy ủy nhiệm hay không. Nếu không đủ, ngân hàng sẽ yêu cầu người thanh toán điều chỉnh hoặc nạp thêm tiền vào tài khoản; nếu không thực hiện, ngân hàng có quyền từ chối giao dịch.
Bước 3: Ngân hàng sẽ tiến hành xử lý chứng từ và thực hiện lệnh chi tiền theo yêu cầu của người thanh toán. Thông thường, bên thụ hưởng sẽ nhận được tiền trong vòng 1 ngày làm việc.

Khi bên thụ hưởng nhận tiền mặt, việc xử lý sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Khi bên thụ hưởng là cá nhân, để nhận tiền tại ngân hàng, họ phải trình bày giấy tờ tùy thân như CCCD, CMND hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. Nếu người nhận là người được ủy quyền, cần phải có văn bản ủy quyền hợp lệ theo quy định của pháp luật.
Đối với bên thụ hưởng là doanh nghiệp hoặc tổ chức, người đại diện cần xuất trình giấy tờ tùy thân và đồng thời phải có giấy tờ chứng minh quyền đại diện hợp pháp của tổ chức đó.

Trong vòng 15 ngày kể từ khi nhận được lệnh chuyển tiền, nếu bên thụ hưởng đã được ngân hàng thông báo nhưng không đến nhận tiền hoặc không thể liên lạc, ngân hàng có trách nhiệm hoàn trả số tiền cho ngân hàng của bên trả tiền.

Lưu ý khi tiến hành giao dịch ủy nhiệm chi

Trong quá trình thực hiện giao dịch ủy nhiệm chi, cần lưu ý một số yếu tố quan trọng nhằm tránh những sai sót không đáng có. GTAX đã tổng hợp các thông tin cần thiết để bạn có thể tìm hiểu một cách chi tiết:

Trường hợp ngân hàng tự ý trích tiền từ tài khoản của người gửi là vi phạm các quy định của Nhà nước và của chính ngân hàng. Nếu có thỏa thuận bằng văn bản trước đó và được sự đồng ý của cả hai bên, thì hành động đó sẽ được coi là hợp pháp.
Khi khách hàng gửi UNC dưới dạng chứng từ điện tử hoặc giấy, ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của chứng từ trước khi thực hiện thanh toán.
Ngân hàng cũng cần xác minh số dư trong tài khoản của khách hàng; nếu số dư không đủ để thực hiện giao dịch, việc thanh toán sẽ bị hoãn lại.
Trong trường hợp UNC không hợp lệ hoặc số tiền ghi trên UNC vượt quá số dư tài khoản của khách hàng, ngân hàng có trách nhiệm thông báo cho người lập UNC, đồng thời trả lại hoặc từ chối thực hiện lệnh chi.
Nếu UNC đã được cung cấp đầy đủ giấy tờ hợp lệ, ngân hàng có nghĩa vụ thực hiện yêu cầu chi trả cho người thụ hưởng trong thời gian sớm nhất có thể.

Một số câu hỏi thường gặp về ủy nhiệm chi

Một số câu hỏi phổ biến liên quan đến ủy nhiệm chi thường tạo ra sự băn khoăn trong việc quản lý tài chính. Dưới đây là những câu hỏi mà GTAX đã tổng hợp nhằm hỗ trợ bạn có cái nhìn rõ ràng hơn.

Ủy nhiệm chi có mấy liên?

Ủy nhiệm chi thường có 2 liên.

Một liên được ngân hàng lưu giữ.
Liên còn lại sẽ được khách hàng giữ sau khi đã xác nhận việc thanh toán và được đóng dấu bởi ngân hàng. Liên này là căn cứ để bộ phận kế toán của công ty thực hiện công tác hạch toán.

Xem thêm: Mục đích của nhóm tài khoản chi phí

Ủy nhiệm chi được xem là chứng từ hợp lệ khi nào?

Ủy nhiệm chi chỉ được coi là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu được nêu trong Khoản 2, Điều 13 của Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành.

Ủy nhiệm chi giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý các giao dịch giữa người gửi tiền và ngân hàng, đảm bảo rằng mọi khoản tiền gửi đều được ghi nhận một cách chính xác. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và xu hướng chuyển đổi số, ủy nhiệm chi đang dần trở nên không còn phù hợp.

Nắm vững các câu hỏi thường gặp liên quan đến ủy nhiệm chi sẽ giúp bạn sử dụng phương thức này một cách hiệu quả hơn. Hy vọng rằng thông tin này sẽ hỗ trợ bạn trong việc giải đáp thắc mắc và áp dụng một cách chính xác.

Nắm bắt khái niệm ủy nhiệm chi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những yếu tố quan trọng của phương thức thanh toán này. GTAX đã biên soạn thông tin chi tiết để bạn có cái nhìn sâu sắc hơn. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, xin vui lòng liên hệ qua Hotline 0932 362 514.

Ủy Nhiệm Chi Ngân Hàng Online - Cách In ủy Nhiệm Chi BIDV