Các Thủ Tục Phải Hoàn Thành Ngay Sau Khi Mở Công Ty Mới Để Tránh Phạt

Sau khi thành lập công ty và nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, các doanh nghiệp cần thực hiện ngay một số thủ tục pháp lý để đảm bảo hoạt động hợp lệ và tránh các hình thức xử phạt.

Các Thủ Tục Phải Hoàn Thành Ngay Sau Khi Mở Công Ty Mới Để Tránh Phạt

Dưới đây là các công việc cụ thể mà doanh nghiệp cần làm sau khi thành lập:

1. Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu

Thủ tục: Hồ sơ kê khai thuế ban đầu là thủ tục đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện sau khi thành lập. Đây là bước quan trọng để đăng ký với cơ quan thuế về các loại thuế mà doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình hoạt động. Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn: Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp kế toán và đăng ký loại hóa đơn sẽ sử dụng (hóa đơn điện tử theo quy định mới).
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc: Xác định người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
• Quyết định bổ nhiệm kế toán: Doanh nghiệp phải có kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán.
• Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Doanh nghiệp cần xác định phương pháp khấu hao tài sản sẽ sử dụng.
• Tờ khai lệ phí môn bài: Doanh nghiệp mới thành lập phải nộp tờ khai này, tuy nhiên được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP.
• Phiếu đăng ký trao đổi thông tin qua phương thức điện tử: Để thuận tiện trong việc thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế.

Hồ sơ này nộp tại chi cục thuế quản lý nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Mức phạt: Doanh nghiệp chậm nộp tờ khai thuế ban đầu hoặc tờ khai lệ phí môn bài sẽ bị xử phạt từ 2.000.000 đến 5.000.000 đồng theo Điều 13, Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

Kinh nghiệm GTAX:

• Tờ khai lệ phí môn bài là hồ sơ quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần nộp trước ngày 30/01 của năm tiếp theo nếu không sẽ bị phạt hành chính.
• Nếu thành lập vào cuối tháng, doanh nghiệp nên đăng ký ngày bắt đầu hoạt động vào đầu tháng kế tiếp để giảm bớt số hồ sơ phải nộp ngay.
• Nếu doanh nghiệp không nộp hồ sơ kê khai đúng hạn, ngoài mức phạt hành chính, có thể bị áp dụng các biện pháp cưỡng chế khác như tính lãi suất chậm nộp thuế.
• Cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình và quy mô của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể thuộc sự quản lý của Chi cục Thuế quận/huyện hoặc Cục thuế tỉnh/thành phố.Ví dụ, các công ty có vốn đầu tư nước ngoài thường thuộc sự quản lý của Cục Thuế. Do vậy, trước khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, doanh nghiệp có thể truy cập vào website của Tổng cục Thuế để xác định chính xác cơ quan thuế quản lý mình.

2. Mở tài khoản ngân hàng và thông báo

Thủ tục: Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch tài chính, nộp thuế và các khoản đóng góp. Các giao dịch có giá trị trên 20 triệu đồng bắt buộc phải thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng. Sau khi mở tài khoản, doanh nghiệp phải thông báo số tài khoản ngân hàng cho Sở Kế hoạch và Đầu tư trong vòng 10 ngày.

Doanh nghiệp có thể mở nhiều tài khoản ngân hàng, tuy nhiên mỗi tài khoản chỉ được liên kết với một doanh nghiệp duy nhất.

Mức phạt: Nếu không thông báo kịp thời, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 10.000.000 đến 15.000.000 đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Kinh nghiệm GTAX: GTAX hỗ trợ mở tài khoản nhanh chóng với các ngân hàng lớn như Vietcombank, ACB, VPBank.

3. Mua chữ ký số

Chữ ký số là công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp, đặc biệt là khi thực hiện các giao dịch trực tuyến như khai thuế, nộp bảo hiểm, và ký hợp đồng điện tử. Các doanh nghiệp mới cần mua chữ ký số từ các nhà cung cấp được phép như Viettel, FPT, BKAV, Vina và đăng ký với cơ quan thuế để sử dụng.

Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số.
• Một chữ ký số chỉ được dùng cho một doanh nghiệp.

Giá chữ ký số tuỳ thuộc vào mỗi nhà cung cấp và thời gian sử dụng, thông thường từ 1,3 triệu đồng cho 1 năm sử dụng, bạn đăng ký thời gian sử dụng càng dài thì giá càng giảm. Để an tâm sử dụng GTAX khuyến cáo khách hàng nên sử dụng chữ ký số của các nhà cung cấp có thương hiệu lớn và uy tín trên thị trường, tránh ham rẻ sử dụng chữ ký số của một số nhà cung cấp mới, nhỏ lẻ.

Mức phạt: Mặc dù không có mức phạt trực tiếp liên quan đến việc không mua chữ ký số, tuy nhiên nếu doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số khi nộp thuế hoặc giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước, sẽ bị xử phạt giống như các vi phạm về kê khai và nộp thuế không đúng hạn, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

4. Treo bảng hiệu công ty

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải gắn bảng hiệu công ty tại trụ sở chính. Bảng hiệu phải bao gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, mã số thuế và địa chỉ.

Mức phạt: Nếu không treo bảng hiệu công ty tại trụ sở chính, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 10.000.000 đến 15.000.000 đồng và có thể bị khóa mã số thuế theo Điều 34, Nghị định 50/2016/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

5. Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Tất cả các doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam hiện nay đều phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp cần liên hệ các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử như EasyInvoice, SInvoice Viettel để phát hành hóa đơn điện tử.

Mức phạt: Nếu không phát hành hóa đơn điện tử đúng thời hạn theo quy định, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, nếu không sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 20.000.000 đến 50.000.000 đồng.

6. Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép và chứng chỉ

Nếu doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp cần hoàn tất các giấy phép con hoặc chứng chỉ hành nghề. Các ngành nghề này thường yêu cầu giấy phép hoặc chứng chỉ hành nghề riêng biệt theo quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần đảm bảo hoàn thành đầy đủ các giấy tờ này để tránh bị xử phạt trong trường hợp có thanh tra.

Mức phạt: Nếu doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề có điều kiện nhưng không hoàn thiện các giấy phép hoặc chứng chỉ hành nghề, mức phạt có thể lên đến 30.000.000 đến 40.000.000 đồng, tùy theo loại hình vi phạm, theo Điều 9, Nghị định 124/2021/NĐ-CP.

7. Góp vốn và điều chỉnh vốn điều lệ

Doanh nghiệp phải thực hiện việc góp vốn điều lệ theo đúng cam kết trong 90 ngày kể từ ngày nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu có thay đổi về kế hoạch góp vốn hoặc không đáp ứng đủ vốn cam kết, doanh nghiệp phải làm thủ tục điều chỉnh giảm vốn điều lệ.

Mức phạt: Nếu doanh nghiệp không thực hiện góp vốn đủ và đúng hạn trong vòng 90 ngày, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Đồng thời, nếu không thực hiện điều chỉnh vốn điều lệ kịp thời, doanh nghiệp có thể đối mặt với các hình thức xử phạt khác liên quan đến quản lý vốn.

==> Xem thêm: Vốn Điều Lệ và Tài sản góp vốn

8. Đăng ký và tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động

Theo quy định tại Quyết định 772/QĐ-BHXH, trong vòng 30 ngày kể từ khi ký hợp đồng lao động chính thức, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động. Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia BHXH, BHYT.
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN.

Mức phạt: Nếu không đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động trong vòng 30 ngày, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 12.000.000 đến 20.000.000 đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Ngoài ra, nếu không nộp bảo hiểm đúng hạn, doanh nghiệp phải chịu phạt lãi chậm nộp 0,03%/ngày trên số tiền bảo hiểm chưa đóng.

9. Khai thuế và nộp thuế

Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần thực hiện khai báo và nộp các loại thuế theo quy định, bao gồm:

• Thuế giá trị gia tăng (GTGT).
• Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu có phát sinh.

Doanh nghiệp cần nộp tờ khai thuế theo kỳ (hàng quý, hàng năm) và nộp báo cáo quyết toán thuế cuối năm.

Mức phạt: Nếu doanh nghiệp không nộp các tờ khai thuế đúng hạn, có thể bị phạt từ 3.000.000 đến 8.000.000 đồng theo Điều 13, Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Đối với việc nộp thuế chậm, mức phạt sẽ là lãi suất 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.

10. Sử dụng dịch vụ kế toán

Với các doanh nghiệp vừa thành lập, việc tự thực hiện các thủ tục thuế và kế toán có thể gặp khó khăn. Để tránh sai sót, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói để tiết kiệm thời gian và chi phí vì nếu doanh nghiệp vi phạm trong việc lập báo cáo tài chính, kê khai sai hoặc không thực hiện báo cáo đúng quy định, mức phạt có thể lên đến 20.000.000 đến 30.000.000 đồng theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

11. Các câu hỏi thường gặp về khai thuế ban đầu

Dựa trên thực tế tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, Kế toán Gtax cung cấp cho bạn 1 vài câu hỏi mà khách hàng chúng tôi thường thắc mắc khi bắt đầu quá trình kê khai thuế ban đầu. 

Thủ tục kê khai thuế ban đầu gồm những bước nào?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp một số hồ sơ như: tờ khai đăng ký hình thức kế toán, quyết định bổ nhiệm giám đốc và kế toán, phương pháp trích khấu hao tài sản, tờ khai lệ phí môn bài, và phiếu đăng ký trao đổi thông tin qua phương thức điện tử. Hồ sơ này cần được nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Doanh nghiệp cần nộp tờ khai lệ phí môn bài khi nào?

Doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài và lệ phí trước ngày 30/01 của năm tiếp theo sau khi thành lập. Nếu không thực hiện đúng thời hạn, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải treo bảng hiệu tại trụ sở chính không?

Theo Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp phải treo bảng hiệu tại trụ sở chính, nếu không sẽ bị xử phạt từ 10 – 15 triệu đồng và có thể bị khóa mã số thuế.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ khai thuế ban đầu qua mạng không?

Tùy thuộc vào quy định của từng Chi cục Thuế, một số hồ sơ như tờ khai lệ phí môn bài có thể được nộp trực tuyến thông qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Doanh nghiệp bị phạt bao nhiêu nếu nộp chậm hồ sơ khai thuế ban đầu?

Mức phạt cho việc nộp chậm hồ sơ khai thuế ban đầu có thể từ 400.000 đồng đến 10.000.000 đồng, tùy thuộc vào thời gian trễ và mức độ vi phạm.

Cơ quan nào quản lý thuế đối với doanh nghiệp mới thành lập?

Cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp có thể là Chi cục Thuế cấp quận/huyện hoặc Cục Thuế cấp tỉnh/thành phố, tùy vào loại hình doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thường do Cục Thuế tỉnh/thành phố quản lý.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho việc phát hành hóa đơn điện tử?

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký với cơ quan thuế, doanh nghiệp cần liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để phát hành và sử dụng theo đúng quy định.

Tóm lại, từ chia sẻ của Kế toán GTAX về các nội dung trên, bạn có thể nhận ra việc hoàn tất đầy đủ các thủ tục pháp lý ngay sau khi thành lập doanh nghiệp là yếu tố vô cùng quan trọng nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và tránh những hình phạt không mong muốn. Các bước như kê khai thuế ban đầu, mở tài khoản ngân hàng, mua chữ ký số, treo bảng hiệu và phát hành hóa đơn điện tử đều phải được thực hiện kịp thời theo đúng quy định pháp luật.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú ý đến thời hạn góp vốn điều lệ và đăng ký bảo hiểm cho người lao động để đảm bảo quyền lợi cho nhân sự và tuân thủ quy định. Kế toán GTAX cũng khuyến khích bạn nên sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói nhằm tối đa hoá chi phí cũng như giúp bạn tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi và đặc biệt tránh các rủi ro về thủ tục thuế và kế toán. 

Tại Kế Toán GTAX, chúng tôi tự hào cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp, dịch vụ kế toán trọn gói, đảm bảo quy trình thực hiện nhanh chóng và chính xác nhất. Với đội ngũ chuyên viên dày dạn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn từng bước từ việc tư vấn loại hình doanh nghiệp phù hợp, thực hiện thủ tục pháp lý cho đến các dịch vụ sau thành lập liên quan đến thuế, kế toán và quản trị doanh nghiệp.

Nếu bạn vẫn còn đang phân vân hoặc cần thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ với GTAX ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên con đường khởi nghiệp và phát triển kinh doanh!

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN GTAX

• Địa chỉ: Phòng 1901, tầng 19, Saigon Trade Center, 37 Tôn Đức Thắng, Quận 1, TP. HCM
• Điện thoại: (028) 2221 6789
• Hotline: 0932 362 514
• Email: support@gtax.vn