Quản lý tài chính và kế toán là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, khi đứng trước hai lựa chọn phổ biến là thuê nhân viên kế toán nội bộ hay sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói, đâu mới là giải pháp tối ưu về chi phí, hiệu quả và tính pháp lý? Hãy cùng GTAX.vn phân tích một cách chi tiết để giúp bạn đưa ra quyết định chính xác cho doanh nghiệp của mình.

Tổng quan hai hình thức

Dịch vụ kế toán trọn gói

Đây là hình thức thuê dịch vụ kế toán từ một công ty chuyên nghiệp như GTAX.vn, nơi đảm nhận toàn bộ các hoạt động kế toán và thuế cho doanh nghiệp, bao gồm:

– Ghi chép sổ sách kế toán
– Lập và nộp các báo cáo thuế như GTGT, TNDN, TNCN
– Chuẩn bị báo cáo tài chính cuối năm
– Thực hiện quyết toán thuế
– Tư vấn về chi phí hợp lý nhằm giảm thiểu rủi ro trong thanh kiểm tra

Dịch vụ này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các startup, hộ kinh doanh chuyển đổi thành công ty, hoặc các công ty nước ngoài cần đội ngũ chuyên môn để xử lý các vấn đề thuế tại Việt Nam.

Thuê kế toán nội bộ

• Tuyển dụng một hoặc nhiều nhân viên kế toán làm việc toàn thời gian tại công ty.
• Nhân viên sẽ đảm nhận trách nhiệm về hóa đơn, sổ sách, chứng từ và làm việc với cơ quan thuế,…

Doanh nghiệp tiến hành tuyển dụng trực tiếp một hoặc nhiều kế toán để làm việc tại văn phòng, phụ trách toàn bộ các công việc liên quan đến tài chính, thuế và lương thưởng. Hình thức này thích hợp cho các doanh nghiệp lớn, nơi cần quản lý nhiều nghiệp vụ phức tạp hàng ngày và có quy trình nội bộ riêng.

So sánh chi tiết giữa hai lựa chọn

Doanh nghiệp chuyển đổi hình thức

Công ty TNHH L.A Decor – chuyên cung cấp nội thất văn phòng

Trong giai đoạn đầu, công ty đã thuê một kế toán nội bộ với mức lương 10 triệu đồng cùng bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, sau 6 tháng, đã phát hiện ra rằng báo cáo nộp không đúng mẫu, hóa đơn kê khai bị nhầm lẫn và không có báo cáo tài chính.

Chuyển sang sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói của GTAX:

• Chỉ với 1.200.000 đồng mỗi tháng
• Sửa chữa toàn bộ các sai sót trước đó
• GTAX sẽ làm việc trực tiếp với cơ quan thuế để xử lý mọi vấn đề một cách thuận lợi

“Chi phí chỉ bằng 1/8 so với nhân sự trước đây nhưng hiệu quả mang lại cao hơn rất nhiều!”

Khi nào nên chọn dịch vụ kế toán trọn gói?

✅ Doanh nghiệp mới được thành lập
✅ Số lượng nhân viên dưới 50
✅ Chủ sở hữu không có kiến thức chuyên môn về kế toán
✅ Mong muốn tập trung vào hoạt động kinh doanh mà không phải lo lắng về việc quản lý sổ sách
✅ Đang gặp phải vấn đề phạt, cần rà soát lại hồ sơ tài chính

Phân tích theo từng loại hình doanh nghiệp

Không phải tất cả các doanh nghiệp đều thích hợp với một mô hình kế toán chung. Dưới đây là phân tích chi tiết giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định:

Doanh nghiệp mới thành lập (0–2 năm)

Đặc điểm: số lượng hóa đơn ít, đội ngũ nhân sự nhỏ, ngân sách có giới hạn.

Khuyến nghị: Sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói là giải pháp tối ưu. Giúp tiết kiệm chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật. GTAX cũng cung cấp hỗ trợ tư vấn cho việc kê khai thuế lần đầu, đăng ký mẫu biểu, và khai báo nhân sự,…

Doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ

• Đặc điểm: Số lượng hóa đơn đầu vào và đầu ra khá lớn, cần quản lý hàng hóa chặt chẽ.
• Khuyến nghị: Nên kết hợp giữa kế toán nội bộ để xử lý các giao dịch hàng ngày (bán hàng, phiếu thu chi) và dịch vụ kế toán bên ngoài để thực hiện báo cáo, kiểm soát sổ sách và quyết toán thuế.
• GTAX hỗ trợ tích hợp dữ liệu từ các phần mềm bán hàng như Kiotviet, Misa eShop,…

Doanh nghiệp sản xuất – xây dựng

• Đặc điểm: Chi phí nguyên vật liệu, bảng lương và khấu hao tài sản thường cao.
• Khuyến nghị: Cần có kế toán nội bộ để quản lý hoạt động, đồng thời phối hợp với dịch vụ kế toán kiểm toán định kỳ nhằm đảm bảo tính chính xác của sổ sách và giảm thiểu rủi ro liên quan đến chi phí.
• GTAX hiện cung cấp nhiều gói hỗ trợ kiểm tra định kỳ hàng quý/năm.

5 sai lầm thường gặp khi tự làm kế toán nội bộ

Việc tự xử lý kế toán hoặc thuê một người quen tạm thời có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng:

1. Nộp báo cáo trễ – bị phạt mà không hay biết

Nhiều doanh nghiệp đã bị phạt từ 3 đến 5 triệu đồng do nộp báo cáo tài chính muộn mà không nhận được thông báo trước.

2. Kê khai sai mã ngành – bị truy thu thuế

Một số ngành nghề có quy định thuế đặc thù (như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng) nếu kê khai không chính xác sẽ bị truy thu thuế, điều này rất nguy hiểm.

3. Không xác định chi phí hợp lý – mất quyền khấu trừ

Nhiều hóa đơn đầu vào không hợp lệ hoặc chi phí không được tính toán chính xác dẫn đến việc doanh nghiệp phải “chịu lỗ giả”.

4. Lỗi phần mềm kế toán – không đối chiếu sổ sách

Dữ liệu chỉ được lưu trữ trên máy tính của kế toán, không có bản sao lưu → khi kế toán nghỉ việc, mất file → doanh nghiệp có thể mất toàn bộ hồ sơ.

5. Thiếu người đại diện trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra

Khi có kiểm tra đột xuất, nếu chủ doanh nghiệp không nắm rõ hồ sơ và nhân viên nghỉ việc, sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Với dịch vụ kế toán trọn gói, tất cả các báo cáo sẽ được thực hiện đúng thời hạn, minh bạch, lưu trữ điện tử và có người đại diện hỗ trợ giải trình thuế khi cần thiết.

5 lợi ích ít ai biết khi thuê dịch vụ kế toán GTAX

Cung cấp thông tin về chính sách thuế mới nhất

→ Ví dụ: giảm thuế GTGT theo nghị định, khấu trừ thu nhập cá nhân theo tiêu chuẩn 2024,…

Hướng dẫn lập hóa đơn và kiểm tra sai sót

→ Giúp tránh việc viết sai, bỏ sót hoặc kê khai nhầm dẫn đến việc không được tính chi phí

Báo cáo tài chính rõ ràng, được phân tích chi tiết

→ Chủ doanh nghiệp không có chuyên môn kế toán cũng có thể hiểu rõ tình hình tài chính

Hỗ trợ trong việc làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội, thuế và ngân hàng

→ Gửi tài liệu, nộp hồ sơ và đồng hành khi cần giải trình

Dễ dàng mở rộng quy mô → GTAX cho phép nâng cấp gói dịch vụ bất kỳ lúc nào

Quy trình kiểm soát nội bộ tại GTAX

GTAX đảm bảo quy trình kiểm tra ba lớp để không có sai sót nào bị bỏ sót:

• Kế toán chính: tiếp nhận và xử lý tài liệu
• Kiểm soát viên nội bộ: xác minh tính hợp lý và tuân thủ quy định thuế
• Kế toán trưởng: phê duyệt cuối cùng trước khi gửi cho khách hàng hoặc nộp cho cơ quan thuế

Tất cả tài liệu được lưu trữ an toàn trên nền tảng điện toán đám mây, giúp dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

Các ngành nghề đặc thù GTAX đã xử lý

GTAX đã cung cấp dịch vụ kế toán toàn diện cho hơn 1.000 doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực sau:

• Dịch vụ: marketing, tư vấn, thiết kế
• Sản xuất và gia công cơ khí, bao bì, gỗ
• Thương mại điện tử, bán hàng trực tuyến đa kênh
• Giáo dục, đào tạo và trung tâm kỹ năng
• Văn phòng đại diện cho các công ty nước ngoài

Chúng tôi nắm vững đặc thù của từng lĩnh vực để tối ưu hóa thuế và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thanh kiểm tra.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Thuê dịch vụ kế toán có bị lộ thông tin không?
→ Không. GTAX có cam kết bảo mật hợp pháp + ký NDA nếu yêu cầu.

Có thể kiểm tra lại báo cáo do GTAX làm không?
→ Có. GTAX gửi file báo cáo hàng tháng để đối chiếu dễ dàng.

Phí dịch vụ thay đổi thế nào?
→ Phụ thuộc vào loại hình công ty, ngành nghề và số lượng chứng từ. Chúng tôi tư vấn miễn phí – báo giá minh bạch – không phát sinh.

Đừng để việc tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên kế toán làm bạn đau đầu. Hãy để GTAX.vn hỗ trợ bạn với dịch vụ kế toán trọn gói chuyên nghiệp. Giúp bạn tiết kiệm chi phí, đảm bảo tuân thủ pháp lý và không còn lo lắng về việc trễ hạn thuế!

So sánh dịch vụ kế toán trọn gói và thuê nhân viên kế toán