Sổ kế toán

Hình thức nhật ký sổ cái

Theo hình thức này, các nhiệm vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là sổ cái. Sổ này là sổ kế toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên nợ- có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Mỗi chứng từ ghi vào một dòng của sổ cái.

Hình thức chứng từ ghi sổ

Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị, tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công.

Sổ sách trong hình thức này gồm :

1. Sổ cái: là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên môt vài trang sổ cái. Theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột
2. Sổ đăng ký chứng từ ghi số: là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số liệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng. Ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
3. Bảng cân đối tài khoản: dùng để phản ánh tình hình tồn đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sảnvà nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý.

Các sổ và các thẻ hạch toán chi tiết

dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết.

Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nhiệm vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, để chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ, nhiêm vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác, không phù hợp với việc kiểm tra bằng máy.

Sổ sách trong hình thức này gồm có:

1. Sổ nhật ký chứng từ: nhật ký chứng từ được mở hàng tháng cho một hoặc một số tài khoản có nội dung giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp cân đối. Nhật ký_chứng từđược mở theo số phát sinh bên có của tài khoản đối chứng với bên nợ của tài khoản liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán phân tích.
2. Sổ cái: mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết cho từng tháng trong đó bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Sổ cái được ghi theo số phát sinh bên nợ của taì khoản đối ứng với bên có của các tài khoản liên quan, phát sinh bên có của từng tài khoản chỉ ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ nhật ký chứng từ có liên quan.
3. Bảng kê: đươc sử dung cho một số đối tượng cần bổ sung chi tiết như bảng kê ghi nợ TK 111, 112, bảng kê theo dõi hàng gửi bán, bảng kê theo chi phí phân xưởng … trên cơ sở các số liệu ở bảng kê, cuối tháng ghi vào nhật ký chứng từ có liên quan.
4. Bảng phân bổ: sử dụng với những khoản chi phí phát sinh thường xuyên có liên quan đến nhiều đối tượng cần phải phân bổ. Các chứng từ gốc trước hết tập trung vào bảng phân bổ, cuối tháng dưa vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng kê và nhât ký chứng từ liên quan.

Hình thức nhật ký chung

Là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự theo thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký chung được vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các nhật ký phụ. Cuối tháng cộng các nhật ký phụ lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái.
Sổ cái trong hình thức nhật ký chung có thể mở theo nhiều kiểu và mở cho cả hai bên nợ, có của tài khoản. Mỗi tài khoản mở trên một sổ riêng. Với những tài khoản có số lương nghiệp vụ nhiều, có thể mở thêm sổ cái phụ. Cuối tháng cộng sổ cái phụ để đưa vào sổ cái.

Các loại sổ kế toán trong công ty thương mại

Sau đây kế toán xin chia sẻ các loại sổ sách kế toán cần có trong trong các công ty thương mại nhỏ, vừa và siêu nhỏ như sau:

1. Sổ nhật ký chung: đây được là một cuốn sổ tổng, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tronghoat5 động của doanh nghiệp.
2. Sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản: mỗi một nghiệp vụ phát sinh như: mua – bán hàng hóa, mua công cụ dụng cụ, mua tài sản cố định,chi lương…đều phát sinh từ 2-3 sổ cái, sổ chi tiết tài khoản.
3. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa: đây là loại sổ quan trọng nhất trong công ty thương mại. do nó phản ánh tất cả các nghiệp vụ nhập – xuất – tồn của tất cả các mã hàng hóa trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây cũng là loại sổ sách kế toán mà đoàn thanh/kiểm tra của cơ quan thuế sẽ kiểm tra khi tiến hành thanh/kiểm tra các doanh nghiệp thương mại.
4. Sổ chi tiết hàng hóa: Mức độ quan trọng của sổ chi tiết hàng hóa cũng tương tự như bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa. Chỉ khác nhau ở điểm, bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa phản ánh tất cả các mã hàng mà công ty bạn đang kinh doanh. Thì ở sổ chi tiết hàng hóa, sẽ chỉ thể hiện 1 mặt hàng, và chi tiết ra mặt hàng này nhập – xuất khi nào với số lượng bao nhiêu, còn tồn trong kho bao nhiêu,…mỗi khi có nghiệp vụ nhập – xuất hàng hóa.
5. Sổ quỹ tiền mặt: thể hiện tất cả các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt liên quan đến hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
6. Sổ tiền gởi ngân hàng: thể hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Chẳng hạn như: chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp, nhận tiền từ khách hàng, nhận tiền từ các sàn thương mại điện tử, các khoản chi phí khi giao dịch với ngân hàng như: phí duy trì tài khoản, phí báo số dư,…
7. Bảng phân bổ chi phí trả trước dài hạn: thể hiện việc bạn mua các loại máy móc, thiết bị có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, đã trả tiền, thì cần phải có bảng theo dõi này để ghi nhận chi phí được phân bổ hợp lý qua các thời kỳ. Ví dụ như: laptop, máy vi tính, điện thoại, bàn ghế,…
8. Bảng khấu hao tài sản cố định: đối với các loại tài sản phục vụ cho việc kinh doanh có giá trị từ 30tr trở lên thì được xem là tài sản cố định và cần được khấu hao theo thời gian đúng luật định. Thì đây là bảng theo dõi việc khấu hao này.
9. Phiếu nhập – xuất kho hàng hóa: mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh đến mua – bán hàng hóa sẽ phát sinh một phiếu nhập – xuất kho tương ứng.
10. Phiếu thu – chi: mỗi khi có nghiệp vụ thu – chi tiền mặt sẽ phát sinh một phiếu thu – chi tương ứng.

Hệ thống sổ sách kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC

STT	Tên sổ	Ký hiệu	Hình thức kế toán
			Nhật ký chung	Nhật ký – Sổ Cái	Chứng từ ghi sổ	Nhật ký – Chứng từ
01	Nhật ký – Sổ Cái	S01-DN	–	x	–	–
02	Chứng từ ghi sổ	S02a-DN	–	–	x	–
03	Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ	S02b-DN	–	–	x	–
04	Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ)	S02c1-DNS02c2-DN	–	–	x	–
05	Sổ Nhật ký chung	S03a-DN	x	–	–	–
06	Sổ Nhật ký thu tiền	S03a1-DN	x	–	–	–
07	Sổ Nhật ký chi tiền	S03a2-DN	x	–	–	–
08	Sổ Nhật ký mua hàng	S03a3-DN	x	–	–	–
09	Sổ Nhật ký bán hàng	S03a4-DN	x	–	–	–
10	Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung)	S03b-DN	x	–	–	–
11	Nhật ký-Chứng từ, các loại Nhật ký – Chứng từ, Bảng kê Gồm: – Nhật ký – Chứng từ từ số 1 đến số 10          – Bảng kê từ số 1 đến số 11	S04-DN   S04a-DN S04b-DN	–   – –	–   – –	–   – –	x   x x
12	Số Cái (dùng cho hình thức Nhật ký-Chứng từ)	S05-DN	–	–	–	x
13	Bảng cân đối số phát sinh	S06-DN	x	–	x	–
14	Sổ quỹ tiền mặt	S07-DN	x	x	x	–
15	Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt	S07a-DN	x	x	x	–
16	Sổ tiền gửi ngân hàng	S08-DN	x	x	x	x
17	Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa	S10-DN	x	x	x	x
18	Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa	S11-DN	x	x	x	x
19	Thẻ kho (Sổ kho)	S12-DN	x	x	x	x
20	Sổ tài sản cố định	S21-DN	x	x	x	x
21	Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng	S22-DN	x	x	x	x
22	Thẻ Tài sản cố định	S23-DN	x	x	x	x
23	Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán)	S31-DN	x	x	x	x
24	Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) bằng ngoại tệ	S32-DN	x	x	x	x
25	Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ	S33-DN	x	x	x	x
26	Sổ chi tiết tiền vay	S34-DN	x	x	x	x
27	Sổ chi tiết bán hàng	S35-DN	x	x	x	x
28	Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh	S36-DN	x	x	x	x
29	Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ	S37-DN	x	x	x	x
30	Sổ chi tiết  các tài khoản	S38-DN	x	x	x	x
31	Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản đầu tư vào công ty liên doanh	S41a-DN	x	x	x	x
32	Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản đầu tư vào công ty liên kết	S41b-DN	x	x	x	x
33	Sổ theo dõi phân bổ các khoản chênh lệch phát sinh khi mua khoản đầu tư vào công ty liên doanh	S42a-DN	x	x	x	x
34	Sổ theo dõi phân bổ các khoản chênh lệch phát sinh khi mua khoản đầu tư vào công ty liên kết	S42b-DN	x	x	x	x
35	Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu	S43-DN	x	x	x	x
36	Sổ chi tiết cổ phiếu quỹ	S44-DN	x	x	x	x
37	Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán	S45-DN	x	x	x	x
38	Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh	S51-DN	x	x	x	x
39	Sổ chi phí đầu tư xây dựng	S52-DN	x	x	x	x
40	Sổ theo dõi thuế GTGT	S61-DN	x	x	x	x
41	Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại	S62-DN	x	x	x	x
42	Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm	S63-DN	x	x	x	x
	Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

• Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ.
• Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.
• Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới.
• Biên bản bàn giao sổ kế toán phải được kế toán trưởng ký xác nhận.

Sửa chữa sổ kế toán

1. Khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót thì phải sửa chữa bằng phương pháp phù hợp với quy định của Luật kế toán
2. Trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”.

Mức phạt vi phạm sổ kế toán

• Hành vi lập sổ kế toán không ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; thiếu chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; không đánh số trang; không đóng dấu giáp lai giữa các trang của số kế toán trên giấy. Mức phạt từ 1 – 2 triệu đồng.
• Hành vi không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán hoặc không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định sau khi in ra giấy (trừ các loại sổ không bắt buộc phải in theo quy định đối với trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ sổ kế toán trên phương tiện điện tử). Mức phạt từ 1 – 2 triệu đồng.

Để tránh những sai sót trong sử dụng sổ kế toán, Kế toán Gtax khuyên Bạn nên sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói & quyết toán thuế của chúng tôi. Chúng tôi cam kết  Bạn sẽ hài lòng với chi phí và sự chuyên nghiệp từ nhân viên tư vấn Gtax. Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN GTAX

• Trụ sở: Phòng 1901, Saigon Trade Center, 37 Tôn Đức Thắng, Q.1, Tp Hồ Chí Minh
• CN1: Tầng trệt, Toà nhà Rosana, 60  Nguyễn Đình Chiểu, Q.1, Tp Hồ Chí Minh
• CN2: P.805, Khu B, Toà Nhà IndoChina, 04 Nguyễn Đình Chiểu, Q.1, Tp Hồ Chí Minh
• TEL: (028) 2221 6789
• WEB: https://gtax.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/ketoangtax/