Trong quá trình sử dụng sổ bảo hiểm xã hội, người lao động có thể gặp phải một số vấn đề phát sinh liên quan đến sổ BHXH. Dưới đây là 7 lỗi thường gặp khi làm bảo hiểm xã hội và phương pháp giải quyết cho từng trường hợp mà người lao động có thể tham khảo.

Vì sao doanh nghiệp cần làm đúng hồ sơ bảo hiểm xã hội?

Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một nghĩa vụ bắt buộc mà các doanh nghiệp có sử dụng lao động phải tuân thủ. Tuy nhiên, nhiều công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thường gặp phải những sai sót trong quá trình thực hiện BHXH, dẫn đến những hệ lụy như:

• Bị xử phạt hành chính bởi cơ quan BHXH
• Không được tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế
• Người lao động có thể mất quyền lợi BHXH khi nghỉ việc, ốm đau hoặc thai sản

GTAX sẽ cùng bạn khám phá những lỗi thường gặp và cách khắc phục, kèm theo giải pháp toàn diện.

Lỗi #1 – Không đăng ký tham gia BHXH đúng hạn

Thời gian để đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) là 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường:

– Chờ đủ số lượng nhân sự mới thực hiện đăng ký một lần
– Ký hợp đồng nhưng không tiến hành đăng ký BHXH
– Đăng ký muộn do không nắm rõ quy định

Doanh nghiệp có thể bị truy thu và phạt tiền theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Lỗi #2 – Sai thông tin người lao động khi kê khai

Các lỗi phổ biến:

• Sai thông tin CMND/CCCD
• Mã số BHXH bị trùng hoặc không đúng định dạng
• Nhập sai ngày sinh, giới tính, hoặc nơi sinh

Hệ quả: Dữ liệu không được đồng bộ, người lao động không thể hoàn tất thủ tục sổ, không nhận được chế độ.

Giải pháp: GTAX cung cấp hỗ trợ tra cứu mã số BHXH và chuẩn hóa dữ liệu đầy đủ trước khi gửi đi.

Lỗi #3 – Không báo tăng/giảm lao động đúng thời hạn

Theo quy định, việc thông báo tăng hoặc giảm lao động cần được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát sinh. Tuy nhiên:

– Nhiều doanh nghiệp thường quên thông báo khi nhân viên nghỉ việc.
– Việc thông báo muộn có thể dẫn đến việc bị truy thu hoặc không kịp chốt sổ.
– Thông báo giảm không đúng thời điểm sẽ làm cho nhân viên không nhận được trợ cấp đúng hạn.

GTAX cung cấp dịch vụ thông báo tăng giảm BHXH định kỳ, đảm bảo thực hiện đúng thời hạn và chính xác.

Lỗi #4 – Tính sai mức đóng BHXH

Nhiều công ty chỉ tính bảo hiểm xã hội dựa trên mức lương cơ bản mà không bao gồm các khoản phụ cấp bắt buộc, chẳng hạn như:

– Phụ cấp trách nhiệm
– Phụ cấp xăng xe, điện thoại
– Phụ cấp độc hại, thâm niên…

Khi tiến hành kiểm tra, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ yêu cầu truy thu toàn bộ số tiền chênh lệch.

Gợi ý: Sử dụng biểu mẫu chuẩn lương GTAX để lập bảng lương theo đúng quy định pháp luật.

Lỗi #5 – Không lưu trữ hồ sơ BHXH đầy đủ

Mỗi hồ sơ bảo hiểm xã hội cần được lưu trữ đầy đủ các tài liệu sau:

– Hợp đồng lao động
– Quyết định về việc tăng hoặc giảm lương
– Bảng lương và phiếu lương
– Giấy ủy quyền cùng với giấy đề nghị tham gia hoặc rút khỏi bảo hiểm xã hội

Việc thiếu sót trong lưu trữ có thể gây khó khăn trong quá trình thanh tra, ảnh hưởng đến quyền lợi của cả doanh nghiệp và nhân viên.

GTAX cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ điện tử, giúp dễ dàng tra cứu và chia sẻ với các cơ quan khi cần thiết.

Lỗi #6 – Nộp hồ sơ BHXH sai quy trình điện tử

Hiện nay, việc nộp hồ sơ BHXH đã được quy định bắt buộc thông qua:

– Cổng thông tin điện tử BHXH: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn
– Các phần mềm như VSSID, KBHXH, EFY eBHXH, và MISA BHXH.

Nhiều doanh nghiệp vẫn tiếp tục gửi hồ sơ bằng hình thức thủ công, điều này không được chấp nhận và dẫn đến việc mất thời gian cũng như trễ hạn.

GTAX cung cấp dịch vụ hỗ trợ khai báo điện tử toàn diện, bao gồm cả việc thiết lập ban đầu cho những doanh nghiệp chưa từng tham gia BHXH.

Lỗi #7 – Không kiểm tra sổ BHXH cho người lao động

Nhiều người lao động đã mất quyền lợi do các nguyên nhân sau:

• Thiếu số tháng đóng bảo hiểm xã hội
• Sổ bảo hiểm bị ghi sai thông tin tham gia
• Không thực hiện việc chốt sổ khi nghỉ việc

Các doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và cập nhật thông tin, đặc biệt là khi có sự thay đổi về số lượng lao động, chức danh hoặc mức lương.

GTAX – Giải pháp hỗ trợ bảo hiểm xã hội trọn gói cho doanh nghiệp

GTAX cung cấp dịch vụ bảo hiểm xã hội cho:

– Doanh nghiệp mới thành lập
– Doanh nghiệp chưa từng tham gia bảo hiểm xã hội
– Doanh nghiệp có nhân viên nghỉ việc, chuyển công tác hoặc tăng số lượng nhân viên
– Hỗ trợ quyết toán bảo hiểm xã hội trong trường hợp thanh tra

Xem thêm: Dịch vụ quyết toán thuế trọn gói tại GTAX

Dịch vụ bao gồm:

– Đăng ký mã số cho đơn vị sử dụng lao động
– Mở mã số bảo hiểm xã hội cho từng nhân viên
– Thực hiện báo tăng, giảm và điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội
– Đăng ký người phụ thuộc, thai sản và ốm đau
– Chốt sổ bảo hiểm xã hội khi nhân viên nghỉ việc

Xem thêm: Bảng giá dịch vụ làm bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp

Liên hệ GTAX để tránh các lỗi BHXH và tiết kiệm thời gian

Bạn có đang gặp khó khăn với hồ sơ bảo hiểm xã hội không? Bạn có lo ngại về việc bị xử phạt, thanh tra hoặc mất quyền lợi bảo hiểm xã hội?

Hãy để GTAX hỗ trợ bạn trong việc xử lý hồ sơ BHXH một cách chính xác, đầy đủ, nhanh chóng và hợp pháp.

• Hotline/Zalo: 0932 362 514
• Website: https://gtax.vn/lien-he/

Với mục đích định vị lại suy nghĩ của khách hàng đã sử dụng dịch vụ kế toán của các công ty kế toán thời gian qua, GTAX mong muốn đem đến cho tất cả các khách hàng của mình 1 dịch vụ chất lượng tương xứng với chi phí mà khách hàng đã bỏ ra. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn hoặc sử dụng dịch vụ của chúng tôi, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN GTAX

Những lỗi thường gặp khi làm bảo hiểm xã hội doanh nghiệp