9 yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn văn phòng

Yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn văn phòng không chỉ là giá cả và vị trì mà còn những yếu tố khác cũng không phần quan trọng. Bài viết này Kế toán Gtax sẽ đưa ra cái nhìn toàn diện về các yếu tố quan trọng khác như: diện tích văn phòng, cơ sở hạ tầng, tiện ích kèm theo. Nào chúng ta bắt đầu để đưa ra lựa chọn thông minh và phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

9 yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn văn phòng

1. Vị trí đặt thuê văn phòng

 Vị trí thuê văn phòng là yếu tố quan trọng hàng đầu, khi tư vấn khách hàng của kế toán Gtax phần lớn đều muốn vị trí văn phòng của mình ở các quận trung tâm. Với 1 vị trí tốt của văn phòng có thể đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, Chẳng hạn như:

• Giao thông thuận tiện: Văn phòng nằm trong vị trí thuận lợi, giao thông tiện lợi, có thể giúp cho nhân viên và khách hàng dễ dàng di chuyển đến văn phòng một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
• Hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp: Văn phòng nằm ở vị trí đắc địa, sang trọng sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo dựng được một hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Vị trí văn phòng cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí thuê. Văn phòng nằm ở vị trí đắc địa, quận trung tâm, khu văn phòng cao cấp thường có giá thuê cao hơn so với các vị trí khác. Vì vậy, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa các lợi ích và chi phí để lựa chọn vị trí văn phòng phù hợp nhất cho mình.

Bạn có thể tham khảo 12 tòa nhà văn phòng tại Quận 1 có vị trí và cơ sở vật chất tốt nhất tại TP.HCM để có thêm sự lựa chọn khi thuê văn phòng: 

1. 1. Bitexco Financial Tower
   2. Sun Wah Tower 
   3. Saigon Centre 
   4. Marina Central Tower
   5. Metropolitan Tower
   6. mPlaza Saigon 
   7. Deutsches Haus
   8. Friendship Tower 
   9. Saigon Tower
   10. Vietcombank Tower 
   11. Me Linh Point Tower
   12. Riverbank Place

2. Giá thuê văn phòng

Giá thuê văn phòng cũng là yếu tố chính quyết định lớn tới việc lựa chọn thuê văn phòng, giá thuê văn phòng sẽ được xem xét dựa vào: Vị trí của văn phòng; Diện tích và trang thiết bị; Thời hạn thuê; Thị trường văn phòng; Điều kiện thanh toán và chính sách ưu đãi;… 

Các yếu tố trên sẽ quyết định phần lớn tới giá thuê văn phòng của bạn, khi nhu cầu của  bạn càng cao, điều này đồng nghĩa với giá thuê văn phòng càng tăng. 

Cụ thể, giá thuê văn phòng hạng A tại Tp Hồ Chí Minh ở mức mức 46 USD/m2/tháng và hạng B ở mức 25,8 USD/m2/tháng.

3. Diện tích lựa chọn văn phòng

Diện tích văn phòng bạn cần cân nhắc lựa chọn cho phù hợp nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp cần tính đến yếu tố mở rộng về sau. Để lựa chọn được diện tích văn phòng phù hợp.

Cần căn cứ vào số lượng nhân viên làm việc và các phòng ban chức năng để lựa chọn diện tích cho phù hợp. Nếu diện tích văn phòng quá chật sẽ tạo ra sự bức bối, ngột ngạt cho nhân viên và điều này làm cho năng suất làm việc giảm rõ rệt, trong khi văn phòng quá rộng lại làm tăng chi phí thuê một cách không cần thiết.

Diện tích văn phòng cần phù hợp với các khu vực chức năng cần thiết cho hoạt động hàng ngày, các khu vực này có thể bao gồm khu vực làm việc chung, phòng họp, phòng tiếp khách, khu vực ăn uống, khu vực để hồ sơ và tài liệu, khu vực giải trí, khu vực vệ sinh…

Chẳng hạn, như văn phòng Gtax tại chi nhánh 1 có 12 nhân sự theo thiết kế có 4 phòng: Phòng Kinh doanh, phòng Kế toán, phòng Giám đốc chi nhánh, phòng họp, khu tiếp khách, phòng vệ sinh, khu pentry… tổng diện tích 110m2.

4. Trang thiết bị, tiện ích văn phòng

Để có khả năng đáp ứng những nhu cầu cá nhân của nhân viên thì một văn phòng tiện nghi cần đảm bảo các tiện ích sau: 

• Máy tính và máy in
• Điện thoại và hệ thống viễn thông
• Máy chiếu và màn chiếu
• Bàn, ghế và tủ hồ sơ
• Tủ nước, tủ lạnh, lò vi sóng
• Thiết bị vệ sinh
• Thiết bị tiện ích khác: Ngoài những trang thiết bị cơ bản, còn có nhiều thiết bị khác như máy lạnh, máy lọc không khí, …

5. An ninh và chất lượng quản lý

An ninh trong văn phòng đảm bảo rằng tài sản của bạn và của khách hàng được bảo vệ và an toàn. Điều này có thể bao gồm hệ thống bảo vệ, camera an ninh, thẻ từ và khóa an ninh, giám sát an ninh và bảo vệ.

Chất lượng quản lý đảm bảo rằng các hoạt động trong văn phòng được tổ chức và quản lý một cách hiệu quả. Điều này bao gồm chất lượng dịch vụ, bảo trì và sửa chữa, vệ sinh và sạch sẽ, đáp ứng nhu cầu khách hàng, và quản lý hồ sơ.

6. Tính pháp lý của tòa nhà

Bạn nên yêu cầu quản lý toà nhà/nhà môi giới cho bạn xem tính phấp lý của toàn nhà để phòng tránh những rắc rối về sau như: Tranh chấp phí quản lý, cắt điện nước, chưa hoàn công, không có chức năng làm văn phòng…Khi thuê văn phòng bạn tuyệt đối không được ký hợp đồng với những tòa nhà đang xảy ra tranh chấp hoặc gặp các vấn đề pháp lý. Trong trường hợp sau khi ký kết hợp đồng bạn mới nhận ra điều này, nên lập tức đề xuất đàm phán lại hợp đồng ngay nếu có thể. 

Kế toán Gtax khuyến cáo bạn nên thông qua các công ty môi giới thuê văn phòng uy tín và hợp pháp để được hỗ trợ tốt nhất về các điều kiện văn phòng cũng như an tâm tính pháp lý nơi bạn chọn thuê văn phòng. Ngoài ra hiện nay một số bạn dùng/thuê căn hộ chung cư để làm địa chỉ thành lập văn phòng việc này hiện nay là sai quy định và không thực hiện được.

7. Các chi phí dịch vụ

Thường một văn phòng sẽ phải chi trả các chi phí dịch vụ như sau: Chi phí điện, nước; Chi phí vệ sinh; Chi phí bảo trì, sửa chữa; Chi phí internet; Chi phí điện thoại; Chi phí quản lý; Chi phí gửi xe; Chi phí dọn dẹp vệ sinh văn phòng hàng ngày …

8. Điều kiện làm việc

Tất cả những yếu tố trên sẽ quyết định tới điều kiện làm việc của bạn, khi đáp ứng được những yếu tố cần thiết sẽ giúp nhân viên có một môi trường làm việc thuận lợi. Ví dụ, một văn phòng có vị trí thuận tiện sẽ đáp ứng được những tiện nghi: các cửa hàng tiện lợi, siêu thị, quán ăn, khách sạn, ngân hàng,… giúp cho nhân viên và khách hàng dễ dàng tiếp cận và sử dụng các dịch vụ cần thiết.

9. Lựa chọn Văn phòng chia sẻ

Nếu chi phí ban đầu của bạn dành cho văn phòng còn hạn hẹp và có ít nhân sự Kế toán Gtax đề xuất bạn nên tham khảo các văn phòng chia sẻ hay văn phòng trọn gói. Ở các nơi này bạn chỉ bỏ ra chi phí hàng tháng khoảng từ 1 triệu đồng đến 3 triệu đồng là có thể sử dụng được 1 văn phòng xịn sò với đầy đủ tiện nghi cũng như có sẵn các phòng chức năng, trang thiết bị cho bạn. Nhược điểm của các văn phòng dạng này là bạn phải dùng chung (chia sẻ) các tiện ích với nhiều khách hàng khác. Một số văn phòng chia sẻ bạn có thể tham khảo như: GOffice, Regus, Toong, Dreamplex….

Trên đây là 9 yếu tố ảnh hướng đến việc lựa chọn văn phòng, Kế toán Gtax hy vọng bạn đã có cái nhìn khách quan nhất khi thuê văn phòng. Trong trường hợp Bạn còn phân vân việc lựa chọn văn phòng sao cho phù hợp giá cả và mong muốn đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên viên của kế toán Gtax để được hỗ trợ nhanh chóng. Nếu bạn muốn thành lập doanh nghiệp trọn gói hãy liên hệ với CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN GTAX để thành lập công ty một cách đơn giản chỉ với 5 bước.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN GTAX Trụ sở: Phòng 1901, Saigon Trade Center, 37 Tôn Đức Thắng, Phường Bến nghé, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam CN1: P.805, Khu B, Toà Nhà IndoChina , 04 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đakao, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam CN2: P.1508, Vincom Center, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam CN3: Tầng 2, Hado Building, 02 Hồng Hà, Phường 2, Quận Tân Bình, Tp.Hồ Chí Minh, Việt Nam