Ghi sổ kế toán là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình kế toán doanh nghiệp. Dù bạn là sinh viên ngành kế toán hay nhân viên mới vào nghề, hiểu đúng và thực hành đúng cách ghi sổ sẽ giúp bạn làm chủ công việc một cách chuyên nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu rõ ghi sổ kế toán là gì, các hình thức phổ biến và hướng dẫn cách ghi cụ thể kèm ví dụ thực tế.

Ghi sổ kế toán là gì?

Ghi sổ kế toán là việc ghi chép lại toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Dữ liệu được ghi lại trên các loại sổ kế toán theo trình tự thời gian và theo tài khoản kế toán liên quan.

Đây là bước giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao dòng tiền, công nợ, chi phí – đồng thời đảm bảo minh bạch và đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.

Các hình thức ghi sổ kế toán phổ biến hiện nay

Ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

• Ghi tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian vào sổ Nhật ký chung.
• Sau đó, định kỳ tổng hợp vào sổ Cái.

Hình thức Nhật ký – Sổ Cái

• Kết hợp ghi cả nhật ký và tài khoản tổng hợp trong cùng một biểu mẫu.
• Phù hợp với đơn vị nhỏ, quy mô kế toán đơn giản.

Chứng từ ghi sổ

• Căn cứ vào chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ.
• Dễ kiểm soát, minh bạch cao.

Ghi sổ theo máy (phần mềm kế toán)

• Dữ liệu được nhập vào phần mềm, tự động phân loại, tổng hợp và in sổ.
• Nhanh chóng, chính xác, phổ biến hiện nay.

Hướng dẫn cách ghi sổ kế toán (ví dụ minh họa)

Ví dụ: Doanh nghiệp mua hàng hóa trị giá 20 triệu, thanh toán qua ngân hàng.

• Chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT + Ủy nhiệm chi

Bút toán:

• Nợ TK 156: 20.000.000đ (Hàng hóa)
• Có TK 112: 20.000.000đ (Tiền gửi ngân hàng)

Ghi sổ Nhật ký chung:

Ghi sổ Cái TK 156:

Xem thêm: Sổ kế toán là gì? Các loại sổ kế toán phổ biến

Những lưu ý khi ghi sổ kế toán

• Sử dụng đúng tài khoản kế toán theo thông tư (TT133, TT200…)
• Ghi chép đầy đủ, trung thực, không được tẩy xóa
• Cuối kỳ kế toán phải in sổ, ký tên, đóng dấu đầy đủ
• Nếu dùng phần mềm, nên sao lưu dữ liệu định kỳ

Ghi sổ kế toán là kỹ năng cốt lõi của người làm kế toán. Việc nắm rõ các nguyên tắc, hình thức ghi sổ và thao tác đúng giúp bạn đảm bảo công tác kế toán minh bạch, chính xác và đúng quy định pháp luật. Nếu bạn đang học hoặc mới vào nghề, hãy luyện tập thường xuyên qua các tình huống thực tế để thành thạo nhanh chóng.

CÔNG TY TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN GTAX

• Trụ sở: Phòng 1901, Saigon Trade Center, 37 Tôn Đức Thắng, Q.1, Tp Hồ Chí Minh
• CN1: Tầng trệt, Toà nhà Rosana, 60  Nguyễn Đình Chiểu, Q.1, Tp Hồ Chí Minh
• CN2: P.805, Khu B, Toà Nhà IndoChina, 04 Nguyễn Đình Chiểu, Q.1, Tp Hồ Chí Minh
• TEL: (028) 2221 6789
• WEB: https://gtax.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/ketoangtax/

Hướng dẫn ghi sổ kế toán đầy đủ quy trình nhất 2025