Trong kế toán doanh nghiệp, “đóng sổ kế toán” là một bước bắt buộc và mang tính quyết định, nhằm tổng hợp chính xác số liệu trước khi lập báo cáo tài chính. Vậy đóng sổ là gì? Diễn ra vào thời điểm nào? Và cần lưu ý những gì để tránh sai sót, rủi ro kiểm toán hay xử phạt thuế? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quá trình đóng sổ kế toán theo chuẩn thông tư 200 & 133.

Khái niệm đóng sổ kế toán

Đóng sổ kế toán là quá trình kết thúc ghi chép sổ sách của một kỳ kế toán (tháng, quý hoặc năm), nhằm mục đích khóa số dư và chốt lại số liệu kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế và lưu trữ hồ sơ.

Sau khi đóng sổ, tất cả nghiệp vụ phát sinh trong kỳ không được ghi bổ sung vào sổ kế toán nữa (trừ khi mở lại). Đây là bước then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, trung thực và chính xác trong báo cáo.

Xem thêm: Dịch vụ hỗ trợ quyết toán thuế cuối năm: Kế toán trọn gói GTAX

Các bước cần thiết để đóng sổ kế toán

Kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán

• Soát xét hóa đơn, phiếu thu – chi, nhập – xuất, UNC, bảng lương…
• Đảm bảo tất cả chứng từ trong kỳ đã được hạch toán đầy đủ

Kiểm tra bút toán định khoản

• So khớp giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp
• Rà soát các tài khoản 131, 331, 111, 112, 156, 632, 642…

Kiểm tra và đối chiếu công nợ

• Đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp
• Có biên bản xác nhận công nợ tại thời điểm cuối kỳ (nếu cần)

Kiểm kê tài sản – hàng tồn kho

• Lập biên bản kiểm kê, điều chỉnh nếu có chênh lệch so với sổ sách
• Ghi nhận hao hụt, mất mát, hoặc điều chỉnh tăng – giảm hàng tồn kho

Tính khấu hao tài sản cố định

• Cập nhật bảng tính khấu hao theo quy định
• Đảm bảo phản ánh đúng giá trị hao mòn của TSCĐ trong kỳ

Hạch toán các khoản chi phí trích trước, doanh thu chưa thực hiện

• Chi phí điện, nước, tiền thuê trả trước… cần trích phần đúng kỳ
• Doanh thu trả trước, dịch vụ chưa thực hiện cần điều chỉnh hợp lý

Hạch toán lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá (nếu có)

• Đối với DN có giao dịch ngoại tệ, cần đánh giá lại số dư cuối kỳ

Kết chuyển lãi lỗ, thuế TNDN và thuế GTGT

• Kết chuyển chi phí, doanh thu, xác định lãi/lỗ năm
• Lập báo cáo thuế GTGT, TNDN và tờ khai quyết toán thuế

Khóa sổ và in sổ kế toán

• In toàn bộ sổ Cái, sổ chi tiết, nhật ký chung, sổ quỹ, bảng cân đối…
• Ký tên, đóng dấu, lưu trữ đúng quy định (tối thiểu 10 năm)

Thời điểm và nguyên tắc đóng sổ

Thời điểm đóng sổ:

• Cuối mỗi kỳ kế toán tháng, quý, năm
• Doanh nghiệp có thể chủ động đóng sổ nội bộ vào thời điểm phù hợp, nhưng cuối năm là bắt buộc theo luật định

Nguyên tắc quan trọng:

• Mọi nghiệp vụ ghi sổ phải có chứng từ hợp lệ
• Dữ liệu trước khi đóng sổ phải được rà soát, đối chiếu kỹ
• Không được ghi ngược lại sau khi đã khóa sổ, trừ khi được phép mở lại (bằng quyết định)

Tìm hiểu thêm: Ghi sổ kế toán là gì? Hướng dẫn chi tiết

Những lỗi thường gặp khi đóng sổ kế toán

Sổ sách không khớp với báo cáo thuế

Nhiều doanh nghiệp ghi nhận sổ kế toán không đồng bộ với dữ liệu nộp thuế, dẫn đến bị truy thu hoặc phải giải trình sai lệch.

Thiếu chứng từ hợp lệ

Hóa đơn bị sai, không có phiếu chi/phiếu thu đi kèm, hợp đồng không đầy đủ – khiến dữ liệu sổ bị cơ quan thuế nghi ngờ.

Không trích trước chi phí đúng kỳ

Các khoản chi chưa thực hiện hoặc trả trước nếu không trích phần đúng kỳ sẽ làm sai lệch lãi/lỗ năm.

Không khóa sổ đúng hạn

Đóng sổ chậm trễ ảnh hưởng đến tiến độ nộp BCTC, quyết toán thuế.

Lưu ý khi dùng phần mềm kế toán để đóng sổ

• Sử dụng chức năng “khóa sổ cuối kỳ” có sẵn trong phần mềm (MISA, Fast, Bravo…)
• Sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện
• Không tự ý mở lại sổ nếu chưa có kiểm duyệt

Đóng sổ kế toán là giai đoạn cuối cùng và quan trọng trong chu trình kế toán của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp số liệu minh bạch, chính xác mà còn tạo tiền đề cho việc lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế trôi chảy, tránh rủi ro pháp lý. Nếu bạn là kế toán viên hoặc chủ doanh nghiệp, hãy luôn dành sự cẩn trọng đặc biệt cho bước “khóa sổ” này.

Đóng sổ kế toán là gì? Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp