Lập báo cáo tài chính là một trong những nghiệp vụ quan trọng hàng đầu của kế toán, phản ánh trung thực và toàn diện tình hình tài chính – kinh doanh của doanh nghiệp. Trong số các phương pháp hiện nay, cách lập báo cáo tài chính trên Excel vẫn là lựa chọn phổ biến bởi tính linh hoạt, tiết kiệm chi phí và dễ tùy chỉnh. Vậy lập báo cáo tài chính trên Excel như thế nào là đúng chuẩn? Ưu nhược điểm ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.

Ưu và nhược điểm của cách lập báo cáo tài chính trên Excel

Ưu điểm của cách lập báo cáo tài chính trên Excel

Không tốn chi phí phần mềm kế toán
Với Excel – một công cụ phổ biến và hầu như ai cũng từng tiếp xúc, bạn có thể tiết kiệm được một khoản đáng kể thay vì đầu tư vào các phần mềm kế toán trả phí như MISA, FAST, Bravo,…

Tùy chỉnh mẫu báo cáo theo nhu cầu riêng
Bạn có thể chủ động thiết kế các biểu mẫu báo cáo tài chính phù hợp với đặc điểm ngành nghề, mô hình hoạt động hoặc yêu cầu trình bày của doanh nghiệp.

Tính liên kết linh hoạt giữa các sheet
Khi thiết lập công thức hợp lý, chỉ cần nhập liệu đúng tại một bảng gốc (ví dụ: bảng cân đối phát sinh), thì các bảng khác như báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán,… sẽ tự động cập nhật theo.

Dễ xuất file, in ấn hoặc gửi báo cáo qua email
Việc chia sẻ báo cáo tài chính cho đối tác, ngân hàng, kiểm toán hay cơ quan thuế trở nên đơn giản hơn, có thể export thành PDF hoặc in nhanh chỉ với vài thao tác.

Nếu bạn là doanh nghiệp mới thành lập công ty và chưa có điều kiện đầu tư phần mềm chuyên dụng, Excel là một lựa chọn tiết kiệm để khởi đầu quy trình kế toán – tài chính.

Nhược điểm của cách lập báo cáo tài chính trên Excel

Không có khả năng bảo mật cao
Không phân quyền được người dùng, không có chức năng ghi log thao tác. Ai có file Excel đều có thể chỉnh sửa dữ liệu một cách dễ dàng, gây rủi ro lớn về tính trung thực của báo cáo.

Dễ xảy ra sai sót công thức
Chỉ cần sai một công thức hoặc liên kết sai một cell, toàn bộ kết quả tài chính có thể bị lệch nghiêm trọng. Việc này rất khó phát hiện nếu không có kinh nghiệm kiểm tra.

Tốn nhiều thời gian khi dữ liệu lớn
Với doanh nghiệp có hàng trăm giao dịch mỗi ngày, việc xử lý và kiểm tra lại số liệu thủ công trên Excel sẽ rất mất thời gian. Không phù hợp cho doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh hoặc có nhu cầu lập báo cáo tài chính liên tục.

Không tích hợp dữ liệu tự động
Khác với phần mềm kế toán có thể tự động lấy dữ liệu từ hóa đơn, ngân hàng, phần mềm bán hàng,… thì Excel yêu cầu kế toán viên phải nhập tay từng chỉ tiêu.

Chi tiết cách lập báo cáo tài chính trên excel

Việc lập báo cáo tài chính trên Excel bao gồm 5 phần quan trọng như sau. Mỗi phần sẽ dựa trên dữ liệu kế toán đã ghi nhận trong kỳ và được trình bày theo quy định của Bộ Tài chính.

Lập bảng cân đối phát sinh

Đây là bước đầu tiên trong quy trình cách lập báo cáo tài chính trên excel, bạn cần tổng hợp toàn bộ số liệu phát sinh của các tài khoản kế toán từ đầu năm đến cuối kỳ. Bảng này thường gồm các cột:

• Tài khoản

• Tên tài khoản

• Số dư đầu kỳ (Nợ/Có)

• Phát sinh trong kỳ (Nợ/Có)

• Số dư cuối kỳ (Nợ/Có)

Các hàm Excel như SUMIF, VLOOKUP, INDEX – MATCH sẽ hỗ trợ bạn tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết vào bảng tổng hợp một cách tự động, giảm thiểu lỗi nhập liệu. Với những ai đang làm dịch vụ quyết toán thuế, bước này cực kỳ quan trọng để rà soát chi phí hợp lý.

Lập bảng cân đối kế toán

Từ bảng cân đối phát sinh, bạn sẽ lọc ra các tài khoản liên quan đến tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, chia theo ngắn hạn và dài hạn. Một số chỉ tiêu quan trọng:

• Tài sản ngắn hạn: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng tồn kho, công nợ phải thu…

• Tài sản dài hạn: tài sản cố định, bất động sản đầu tư…

• Nguồn vốn: vay nợ, phải trả người bán, lợi nhuận chưa phân phối, vốn góp chủ sở hữu…

Việc lập bảng này trên Excel sẽ giúp bạn kiểm tra nguyên tắc Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn, đảm bảo sự cân đối tài chính của doanh nghiệp.

Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Phản ánh toàn bộ doanh thu, chi phí, lợi nhuận trong kỳ:

• Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

• Các khoản giảm trừ doanh thu

• Giá vốn hàng bán

• Chi phí tài chính, chi phí quản lý doanh nghiệp

• Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

• Thu nhập khác và chi phí khác

• Lợi nhuận trước thuế và sau thuế

Bạn có thể dùng IF, ROUND, SUMIFS để tính toán các chỉ tiêu này chính xác và tròn số.

Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Có hai phương pháp lập:

• Trực tiếp: liệt kê từng dòng tiền thu – chi theo nhóm hoạt động.

• Gián tiếp: từ lợi nhuận kế toán, điều chỉnh các khoản không liên quan đến dòng tiền.

Việc chọn phương pháp nào tùy thuộc vào đặc điểm doanh nghiệp. Tuy nhiên, Excel sẽ hỗ trợ tốt hơn với phương pháp gián tiếp nếu bạn đã có báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán.

Lập bản thuyết minh báo cáo tài chính

Là phần không thể thiếu để giải trình, phân tích và cung cấp thêm thông tin chi tiết về các khoản mục trên báo cáo chính. Có thể trình bày dưới dạng bảng hoặc văn bản thuyết minh các nội dung sau:

• Nguyên tắc kế toán áp dụng

• Diễn giải biến động lớn về doanh thu, chi phí, lợi nhuận

• Chi tiết các khoản mục như hàng tồn kho, công nợ, TSCĐ…

Excel giúp bạn dễ dàng đính kèm ghi chú, biểu đồ minh họa hoặc phân tích so sánh giữa các năm – điều mà nhiều phần mềm kế toán chưa linh hoạt bằng.

Dịch vụ lập báo cáo tài chính trên Excel tại gtax.vn

Việc nắm vững cách lập báo cáo tài chính trên Excel không chỉ giúp kế toán viên chủ động hơn trong công việc mà còn giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình vận hành và tài chính nội bộ. Tuy Excel không phải là công cụ hoàn hảo, nhưng nếu biết cách tận dụng, nó hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu báo cáo chính xác, linh hoạt, dễ chỉnh sửa và tiết kiệm chi phí.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác uy tín để hỗ trợ lập báo cáo tài chính nhanh chóng, đúng chuẩn và bảo mật, hãy liên hệ gtax.vn ngay hôm nay. Với kinh nghiệm thực chiến và hệ sinh thái dịch vụ trọn gói như dịch vụ quyết toán thuế, dịch vụ báo cáo thuế, kế toán trưởng, chúng tôi sẽ giúp bạn tối ưu thời gian – chi phí – chất lượng trong từng báo cáo tài chính.

Hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính trên excel