Bảng Kê Thu Mua Hàng Hóa

Khi doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ mà không có hóa đơn, việc lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng các quy định về thuế. Việc thực hiện bảng kê này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hồ sơ rõ ràng, mà còn hỗ trợ trong việc kê khai thuế và phòng tránh các rủi ro pháp lý.

Gtax đã tổng hợp những thông tin liên quan đến vấn đề này, và dưới đây là những điểm cần lưu ý mà doanh nghiệp cần nắm rõ để xử lý tình huống này một cách hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về cách lập bảng kê và các yêu cầu thuế đi kèm để đảm bảo sự tuân thủ và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp!

1. Bảng kê thu mua hàng hóa và dịch vụ mua vào mà không có hóa đơn là gì?

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán, không phải lúc nào đơn vị bán hàng cũng có thể xuất hóa đơn đỏ. Trong các trường hợp này, kế toán cần biết cách lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính để xác nhận các giao dịch mua bán.

Bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn cần phải ghi rõ các thông tin quan trọng như tên doanh nghiệp, địa chỉ nơi thực hiện giao dịch, danh mục hàng hóa và dịch vụ, cùng với các thông tin liên quan khác. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp cho các giao dịch không có hóa đơn. Bảng kê phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp, người này sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của thông tin trong bảng kê.

Để bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào hợp lệ, cần có chữ ký của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền. Người ký sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác và độ tin cậy của các thông tin đã cung cấp trong bảng kê.

Hiện nay, Mẫu 01/TNDN Excel là biểu mẫu được sử dụng để kê khai các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn của cơ sở kinh doanh. Mẫu này được ban hành theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC, hướng dẫn thực hiện Luật thuế thu nhập doanh nghiệp. Phiên bản mẫu này hiện nay đã được cập nhật dưới dạng file Excel mới nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện và tuân thủ các quy định thuế hiện hành.

2. Mẫu bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn

Dưới đây là các bước để lập mẫu Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn mà Gtax đã tổng hợp. Hãy cùng khám phá chi tiết các bước thực hiện:

Bước 1: Tải mẫu bảng kê cho hàng hóa và dịch vụ mua vào không có hóa đơn

Để lập mẫu bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, bước đầu tiên là tải mẫu 01/TNDN theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính về máy tính. Nội dung bảng kê phải bao gồm các thông tin cơ bản sau:

• Tên bảng kê: Ghi rõ tên bảng kê là “Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn”.
• Thông tin doanh nghiệp: Bao gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ sản xuất và văn phòng, địa chỉ nơi tổ chức thu mua, và người phụ trách thu mua.
• Thông tin về thời gian và người lập bảng kê: Ghi rõ thời gian lập bảng kê (ngày/tháng/năm), tên và chữ ký của người thực hiện lập bảng kê, và chữ ký cùng con dấu của chủ doanh nghiệp.
• Tổng giá trị hàng hóa đầu vào: Ghi rõ tổng giá trị hàng hóa mua vào mà không có hóa đơn.
• Ký và đóng dấu: Cuối bảng kê, giám đốc doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật ký tên và đóng dấu.

Bước 2: Xem xét kỹ lưỡng mẫu bảng kê và điền thông tin cần thiết

Sau khi đã tải mẫu theo quy định của Bộ Tài chính, doanh nghiệp cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết vào mẫu. Cụ thể như sau:

• Tên công ty, địa chỉ công ty, người phụ trách thu mua: Đảm bảo điền đúng thông tin, đúng chính tả.
• Thông tin ngày, tháng, năm: Ghi chính xác thời gian mà doanh nghiệp lập bảng kê thu mua hàng không có hóa đơn.
• Tiêu thức ngày, tháng, năm mua hàng: Ghi rõ thời gian doanh nghiệp thực hiện việc mua hàng hóa.
• Tiêu đề ngày, tháng, năm ở cuối bảng kê: Ghi rõ thời điểm Giám đốc hoặc người đại diện pháp lý ký tên và đóng dấu vào bảng kê.

Những điểm quan trọng cần lưu ý khi lập bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn:

• Trách nhiệm pháp lý: Người lập bảng kê và Giám đốc doanh nghiệp có trách nhiệm pháp lý về sự chính xác và trung thực của tài liệu khi ký tên vào bảng kê.
• Giá mua hàng: Nếu giá mua hàng ghi trong bảng kê cao hơn giá thị trường vào thời điểm mua, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào giá thị trường để thực hiện khấu trừ thuế.
• Điểm thu mua khác nhau: Nếu doanh nghiệp có nhiều điểm hoặc trạm thu mua ở các địa điểm khác nhau, mỗi điểm cần lập bảng kê riêng. Doanh nghiệp mẹ phải tổng hợp các bảng kê của từng trạm thành một bảng kê tổng hợp.

 

3. Tại sao việc lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn là cần thiết?

Đầu tiên, bảng kê mua hàng hóa và dịch vụ không có hóa đơn là một chứng từ quan trọng để ghi nhận quá trình giao dịch giữa các bên. Chứng từ này được sử dụng khi doanh nghiệp mua vật tư và hàng hóa từ thị trường tự do, nơi mà người bán không bắt buộc phải xuất hóa đơn theo quy định của pháp luật.

Thứ hai, bảng kê này trở thành yêu cầu bắt buộc trong các giao dịch mua bán giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ đầu vào. Nó không chỉ hỗ trợ trong việc lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu đầu vào mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán chi phí đầu vào và thanh toán của doanh nghiệp.

Để thực hiện hồ sơ khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT) đúng theo quy định pháp luật, kế toán không chỉ sử dụng mẫu bảng kê mua hàng hóa thông thường mà còn cần lập Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, quy định về các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, dịch vụ không có hóa đơn có thể được ghi nhận thông qua việc lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu số 01/TNDN đính kèm trong Thông tư số 78/2014/TT-BTC.

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn đưa nguồn chi phí này vào mục “Chi phí hợp lý” khi thực hiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ với các văn bản và tài liệu sau:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
• Chứng từ thanh toán (như phiếu thu, sao kê chuyển khoản, v.v.).
• Hóa đơn bán hàng (nếu có).
• Biên bản bàn giao hàng hóa.
• Bảng kê hàng hóa, dịch vụ thu mua vào không có hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu 01 Thông tư số 78/2014/TT-BTC. Trong bảng kê này, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải ký tên và đóng dấu để đảm bảo tính xác thực của tài liệu.

4. Một số lưu ý khi lập bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hóa đơn

Căn cứ vào phần ghi chú tại Mẫu số 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi lập Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn:

1. Ghi chép theo thứ tự thời gian: Doanh nghiệp cần lập bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn dựa trên số lượng thực tế của các mặt hàng mua từ người bán không xuất hóa đơn. Việc ghi chép phải theo thứ tự thời gian mua hàng và tổng hợp các bảng kê theo từng tháng. Cần đảm bảo các chỉ tiêu trong bảng kê được điền đầy đủ và chính xác.
2. Thông tin chi tiết về giao dịch: Mọi giao dịch mua hàng hóa không có hóa đơn cần phải được ghi nhận trong bảng kê, dựa trên các chứng từ mua bán giữa bên mua và bên bán. Bảng kê cần ghi rõ các thông tin như: số lượng, giá trị các mặt hàng mua, ngày tháng mua, địa chỉ và số chứng minh nhân dân (CMTND) của người bán, cũng như chữ ký nhận của cả bên bán và bên mua.
3. Đối với doanh nghiệp có nhiều trạm thu mua: Nếu doanh nghiệp có nhiều trạm thu mua ở các địa điểm khác nhau, mỗi trạm cần lập bảng kê riêng cho các giao dịch của mình. Sau đó, doanh nghiệp sẽ tổng hợp các bảng kê từ từng trạm để lập một bảng kê chung, giúp việc quản lý dễ dàng và thống nhất hơn.

Nắm vững những lưu ý quan trọng trong việc lập Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tránh được sai sót, đồng thời đảm bảo tính hợp lệ trong quản lý thuế và hạch toán chi phí hiệu quả. Việc lập bảng kê này là một phần không thể thiếu để đảm bảo tuân thủ các quy định thuế và giúp doanh nghiệp quản lý chi phí một cách hợp lý. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về các dịch vụ kế toán trọn gói, hãy liên hệ ngay với Gtax qua Hotline 0932.362.514 để được giải đáp chi tiết và tận tình.