Tài Khoản 642 Theo Thông Tư 107 - Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và giám sát các khoản chi phí quản lý, nhằm đảm bảo hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc phân loại và hạch toán chính xác các chi phí này không phải lúc nào cũng dễ dàng. Vậy làm thế nào để hạch toán đúng đắn và rõ ràng các chi phí thuộc tài khoản 642?

Trong bài viết dưới đây, Gtax sẽ cung cấp cho bạn những thông tin đầy đủ và chi tiết về các nguyên tắc, nội dung cũng như phương pháp hạch toán tài khoản 642, giúp bạn nắm vững cách quản lý chi phí hiệu quả và đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Mục Lục

1. Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Tài khoản 642 được sử dụng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, phục vụ cho các hoạt động quản lý và điều hành trong suốt quá trình vận hành. Những chi phí này có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả lợi nhuận cũng như số thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải nộp.

Vì vậy, việc theo dõi và quản lý chặt chẽ chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả các khoản chi tiêu mà còn hỗ trợ trong việc tính toán lợi nhuận một cách chính xác và minh bạch. Điều này rất quan trọng đối với việc lập báo cáo tài chính, đưa ra quyết định chiến lược và đảm bảo tuân thủ các quy định thuế của nhà nước.

2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 642

Theo quy định tại khoản 1 Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán cụ thể như sau:

a) Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp. Các khoản chi phí này bao gồm: chi phí lương, tiền công, các khoản phụ cấp cho nhân viên thuộc bộ phận quản lý; các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn; chi phí mua sắm vật liệu văn phòng và công cụ lao động; khấu hao tài sản cố định phục vụ cho công tác quản lý; chi phí thuê đất, thuế môn bài; các khoản dự phòng phải thu khó đòi.

b) Những khoản chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí hợp lệ để khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo quy định của Luật thuế, mặc dù đã có đầy đủ chứng từ và hóa đơn hợp pháp, và đã được hạch toán chính xác theo chế độ kế toán, sẽ không được ghi giảm chi phí kế toán. Thay vào đó, các khoản chi phí này sẽ được điều chỉnh trong quá trình quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, dẫn đến việc tăng số thuế TNDN phải nộp.

c) Tài khoản 642 có thể được phân chia chi tiết để ghi nhận từng loại chi phí cụ thể theo quy định. Doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 để đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết theo từng lĩnh vực hoạt động hoặc ngành nghề. Vào cuối kỳ kế toán, toàn bộ các chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được kết chuyển sang tài khoản 911 – “Xác định kết quả kinh doanh” để tổng hợp và xác định kết quả lợi nhuận cuối cùng của doanh nghiệp.

3. Kết cấu và nội dung tài khoản 642

Kết cấu và nội dung ghi nhận của tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp được quy định tại Khoản 2 Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

Bên Nợ:

Các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp trong kỳ kế toán.
Số dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả, cụ thể là chênh lệch giữa số dự phòng cần phải lập trong kỳ này và số dư dự phòng chưa sử dụng hết từ kỳ trước.

Bên Có:

Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp được điều chỉnh giảm, nếu có.
Hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả khi số dự phòng phải lập trong kỳ này thấp hơn so với số dự phòng đã lập từ kỳ trước mà chưa được sử dụng.
Kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 – “Xác định kết quả kinh doanh” để tổng hợp và xác định kết quả lợi nhuận của doanh nghiệp.

Lưu ý: Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp không có số dư cuối kỳ, do tất cả chi phí quản lý sẽ được kết chuyển vào tài khoản 911 sau khi tính toán và tổng hợp kết quả kinh doanh.

4. Tài khoản cấp 2 của tài khoản 642

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân chia thành 8 tài khoản cấp 2, mỗi tài khoản giúp ghi nhận và quản lý chi tiết các loại chi phí quản lý trong doanh nghiệp, cụ thể như sau:

Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Ghi nhận các khoản chi phí liên quan đến cán bộ nhân viên làm công tác quản lý, bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp, và kinh phí công đoàn dành cho Ban Giám đốc và các nhân viên quản lý tại các phòng ban trong doanh nghiệp.
Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh các chi phí vật liệu tiêu hao trong quá trình quản lý doanh nghiệp, như văn phòng phẩm, vật liệu sửa chữa tài sản cố định, công cụ dụng cụ và các vật liệu phục vụ công tác quản lý. Các khoản chi phí này bao gồm cả giá có thuế và chưa có thuế giá trị gia tăng.
Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Ghi nhận các khoản chi phí liên quan đến các dụng cụ, đồ dùng văn phòng phục vụ cho hoạt động quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm cả giá có thuế và chưa có thuế giá trị gia tăng.
Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao của các tài sản cố định sử dụng chung trong doanh nghiệp, chẳng hạn như nhà làm việc của các phòng ban, kho tàng, phương tiện vận tải, máy móc thiết bị phục vụ công tác quản lý, và các tài sản cố định khác.
Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Ghi nhận các khoản chi phí liên quan đến thuế, phí và lệ phí mà doanh nghiệp phải chi trả, bao gồm thuế môn bài, tiền thuê đất và các loại phí, lệ phí khác liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản chi phí dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả, các khoản này được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp và được điều chỉnh theo quy định kế toán.
Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Ghi nhận các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp, bao gồm chi phí thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ, chi phí cho các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế và các chi phí liên quan đến dịch vụ không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận là tài sản cố định.
Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác liên quan đến công tác quản lý doanh nghiệp, như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, chi phí đi lại (tàu, xe), chi phí cho lao động nữ và các chi phí khác chưa được liệt kê trong các tài khoản trên.

Mỗi tài khoản cấp 2 này giúp doanh nghiệp quản lý và phân loại chi tiết các khoản chi phí trong công tác điều hành và quản lý, từ đó hỗ trợ việc theo dõi và hạch toán chính xác các chi phí liên quan, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả tài chính trong quá trình hoạt động.

5. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thực hiện nhiều giao dịch kinh tế khác nhau, và việc áp dụng phương pháp kế toán đúng đắn và hợp lý cho từng giao dịch là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy định của pháp luật. Theo quy định tại khoản 3 Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC, phương pháp kế toán các giao dịch kinh tế chính liên quan đến tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp được hướng dẫn chi tiết như sau:

Lương, thưởng, phụ cấp và các khoản phải chi trả khác cho nhân viên quản lý: Các khoản chi trả cho nhân viên trong bộ phận quản lý, bao gồm tiền lương, các phụ cấp, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn và các khoản hỗ trợ khác như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, ghi:
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421).
- Có các tài khoản 334 (phải trả người lao động), 338 (phải trả, phải nộp khác).
Chi phí vật liệu sử dụng trong quản lý doanh nghiệp: Các vật liệu như xăng, dầu, mỡ phục vụ phương tiện vận chuyển, hoặc vật liệu dùng để sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ) chung của doanh nghiệp, ghi:
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422).
- Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ.
- Có các tài khoản 111, 112, 242, 331,…
Chi phí đồ dùng văn phòng: Các chi phí cho đồ dùng văn phòng không qua kho mà dùng trực tiếp cho bộ phận quản lý, ghi:
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423).
- Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ.
- Có các tài khoản 111, 112, 331,…
Khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý: Đối với tài sản cố định phục vụ cho quản lý chung doanh nghiệp như nhà cửa, công trình kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn, ghi:
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424).
- Có tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định.
Thuế môn bài và tiền thuê đất: Chi phí liên quan đến thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp, ghi:
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425).
- Có tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
Lệ phí giao thông: Chi phí liên quan đến lệ phí giao thông, qua cầu, phà, ghi:
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425).
- Có các tài khoản 111, 112,…
Dự phòng phải thu khó đòi: Khi trích lập dự phòng phải thu khó đòi:
- Nếu số dự phòng cần trích lập trong kỳ này lớn hơn số dự phòng đã trích lập từ kỳ trước:
  - Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).
  - Có tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).
- Nếu số dự phòng cần trích lập nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập từ kỳ trước:
  - Nợ tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).
  - Có tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).
Dự phòng chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp: Trích lập dự phòng chi phí tái cơ cấu, các hợp đồng có rủi ro lớn:
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Có tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.
Nếu số dự phòng cuối kỳ cần lập thấp hơn số đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết, hoàn nhập chênh lệch và ghi giảm chi phí:
- Nợ tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.
- Có tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí mua ngoài như điện thoại, điện, nước: Các chi phí này, bao gồm chi phí sửa chữa tài sản cố định giá trị nhỏ, ghi:
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427).
- Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có Các tài khoản 111, 112, 331, 335,…
Chi phí sửa chữa tài sản cố định:

Trường hợp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
- Khi trích trước chi phí:
  - Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
  - Có tài khoản 335 – Chi phí phải trả.
  - Có tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.
- Khi chi phí sửa chữa thực tế phát sinh:
  - Nợ tài khoản 335, 352.
  - Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
  - Có Các tài khoản 331, 241, 111, 112, 152,…
Trường hợp sửa chữa lớn phát sinh một lần và liên quan nhiều kỳ:
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Có tài khoản 242 – Chi phí trả trước.

Chi phí hội nghị, tiếp khách, hỗ trợ lao động nữ: Ghi nhận chi phí cho hội nghị, tiếp khách, nghiên cứu, hỗ trợ lao động nữ và các khoản chi khác:
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428).
- Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có tài khoản 111, 112, 331,…
Thuế GTGT không đủ điều kiện khấu trừ: Chi phí thuế GTGT đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Có tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Sản phẩm hoặc hàng hóa tiêu dùng nội bộ: Chi phí sản phẩm hoặc hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho mục đích quản lý:
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Có tài khoản 155, 156 – Chi phí sản xuất hoặc giá vốn hàng hóa.
Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp: Hạch toán khi có các khoản làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Nợ các tài khoản 111, 112,….
- Có tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ phải thu khó đòi khi chuyển đổi mô hình: Đối với doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước chuyển thành công ty cổ phần, xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi:
- Nợ các tài khoản 111, 112, 331, 334.
- Nợ tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản.
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Có các tài khoản 131, 138,…
Lợi thế kinh doanh phát sinh từ cổ phần hóa: Lợi thế kinh doanh phát sinh từ cổ phần hóa được ghi nhận vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước:
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Có tài khoản 242 – Chi phí trả trước.
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Cuối kỳ, toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh:
- Nợ tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
- Có tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp mà Gtax đã tổng hợp và chia sẻ. Những thông tin này sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về cách hạch toán và quản lý các chi phí liên quan đến công tác quản lý doanh nghiệp, từ đó đảm bảo việc tuân thủ các quy định kế toán và tối ưu hóa hiệu quả tài chính trong doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần được hỗ trợ thêm về các vấn đề kế toán, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Gtax qua số HOTLINE: 0932.362.514.