Kế toán xăng dầu đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý tài chính, ghi chép và báo cáo các giao dịch tài chính của cây xăng, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và các quy định pháp lý liên quan đến ngành xăng dầu. Công việc của kế toán xăng dầu khá đặc thù, vì không chỉ liên quan đến hoạt động bán lẻ xăng dầu mà còn liên quan đến việc quản lý các khoản thu chi khác như tiền bán hàng, chi phí bảo dưỡng thiết bị, và thuế liên quan đến ngành nghề này.

1. Kế toán xăng dầu là gì?

Kế toán xăng dầu là một lĩnh vực quản lý tài chính đặc thù, liên quan đến việc ghi chép, xử lý và phân tích các giao dịch tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh xăng dầu. Công việc này yêu cầu độ chính xác cao do sự biến động của giá cả, sự quản lý kho bãi phức tạp và các quy định pháp lý nghiêm ngặt.

Kế toán xăng dầu không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận các giao dịch tài chính, mà còn bao gồm các nhiệm vụ quan trọng như quản lý hàng tồn kho, phân tích biến động thị trường và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý. Lĩnh vực này đòi hỏi người làm kế toán xăng dầu có sự cẩn trọng, chi tiết và hiểu biết sâu rộng về ngành xăng dầu, cũng như các quy định quản lý liên quan.

Một số đặc điểm quan trọng của kế toán xăng dầu bao gồm:

• Xăng dầu là mặt hàng đặc biệt: Ngoài các khoản chi phí liên quan đến thanh toán cho nhà cung cấp, doanh nghiệp còn phải tính đến các chi phí phụ trợ như chi phí vận chuyển, lưu kho, bảo quản… Do đó, việc phân bổ chi phí mua hàng cho từng lô hàng và theo từng khu vực là cần thiết để đảm bảo chính xác trong việc tính toán giá thành và lợi nhuận.
• Hoạt động kinh doanh đa địa điểm: Các doanh nghiệp xăng dầu thường không chỉ cung cấp sản phẩm tại một địa điểm mà còn mở rộng ra các cây xăng, kho bãi ở nhiều nơi. Do đó, việc quản lý tài chính giữa các chi nhánh, kho bãi là vô cùng quan trọng.
• Tuân thủ quy định của nhà nước: Ngành xăng dầu chịu sự điều chỉnh của nhiều quy định pháp lý đặc biệt, bao gồm các chính sách về giá xăng dầu, thuế và lệ phí xăng dầu mà nhà nước áp dụng. Điều này yêu cầu doanh nghiệp phải nắm rõ các quy định này và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế cũng như các yêu cầu về báo cáo tài chính.
• Nhập khẩu và phân phối: Các công ty xăng dầu thường nhập khẩu xăng dầu từ các nhà cung cấp trong nước hoặc quốc tế để phục vụ nhu cầu tiêu thụ trong nước. Việc này đòi hỏi kế toán xăng dầu phải theo dõi và ghi nhận đầy đủ các giao dịch nhập khẩu, đồng thời tính toán các chi phí phát sinh từ việc vận chuyển, lưu kho, cũng như các chi phí liên quan đến tỷ giá nếu có.

2. Kế toán xăng dầu cần làm những gì?

Quy trình kế toán xăng dầu cơ bản cho cửa hàng xăng dầu đóng vai trò là nền tảng quan trọng trong việc quản lý tài chính, giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc ghi nhận, theo dõi, và kiểm soát các giao dịch tài chính. Dưới đây là mô tả chi tiết về quy trình này, từ khi nhập hàng đến khi báo cáo tài chính:

Ghi Nhận Hóa Đơn Nhập Xăng Dầu

• Tạo hóa đơn nhập hàng: Ghi nhận thông tin chi tiết về số lượng, loại xăng, giá nhập, các chi phí phát sinh như vận chuyển, bảo quản và các khoản phí khác.
• Kiểm tra chất lượng xăng dầu: Đảm bảo rằng xăng dầu nhập vào đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng và an toàn, tránh những rủi ro liên quan đến an toàn vận hành.

Ghi Nhận Hóa Đơn Bán Hàng

• Tạo hóa đơn bán hàng: Ghi nhận thông tin về số lượng xăng bán ra, giá bán, thuế GTGT và tổng giá trị giao dịch.
• Thông tin khách hàng và phương tiện: Lưu trữ thông tin về khách hàng (nếu có) và phương thức giao hàng (nếu cần), đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng theo dõi.

Quản Lý Kho Xăng Dầu

• Theo dõi tồn kho định kỳ: Cập nhật liên tục số lượng xăng dầu tồn kho và kiểm soát mức tồn kho để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho quá nhiều, gây tốn kém chi phí.
• Kiểm tra chất lượng và an toàn kho: Đảm bảo rằng kho bãi lưu trữ xăng dầu đáp ứng các quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy và bảo vệ môi trường.

Kiểm Soát Thu Chi

• Ghi nhận các chi phí phát sinh: Theo dõi các khoản chi phí như tiền lương, chi phí vận chuyển, bảo dưỡng thiết bị, điện, nước và các chi phí khác liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Ghi nhận thuế và nghĩa vụ tài chính: Đảm bảo tính toán và nộp thuế đầy đủ, đúng hạn theo quy định của pháp luật.

Ghi Nhận Thuế và Các Kỳ Báo Cáo Thuế

• Báo cáo thuế định kỳ: Lập báo cáo thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế địa phương, bao gồm các báo cáo thuế GTGT, thuế TNDN và các loại thuế khác nếu có.
• Tuân thủ quy định thuế: Đảm bảo ghi chép chính xác các khoản thuế đã nộp và báo cáo thuế kịp thời, tránh rủi ro bị phạt do sai sót.

Kiểm Kê Tài Sản Định Kỳ

• Kiểm kê tài sản cố định: Kiểm tra và đối chiếu số liệu tài sản cố định (như các thiết bị, máy móc) và tài sản lưu động để phát hiện kịp thời bất kỳ sai lệch nào.
• Xử lý tồn kho: Kiểm kê định kỳ kho xăng dầu và kiểm soát việc hao hụt, thất thoát hoặc lỗi trong quy trình nhập xuất.

Lập Bảng Cân Đối Kế Toán

• Tổng hợp thông tin tài chính: Lập bảng cân đối kế toán hàng tháng hoặc quý để theo dõi tình hình tài chính của cửa hàng, bao gồm tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
• Đảm bảo tính chính xác: Kiểm tra và đối chiếu số liệu kế toán xăng dầu để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các báo cáo tài chính.

Bảo Dưỡng Hệ Thống Kế Toán

• Kiểm tra và bảo trì hệ thống kế toán: Đảm bảo rằng phần mềm kế toán hoạt động ổn định, bảo mật và đáp ứng nhu cầu của công ty.
• Cập nhật phần mềm và quy trình: Đảm bảo rằng hệ thống kế toán luôn được cập nhật với các thay đổi về pháp lý và quy định kế toán mới nhất.

Quản Lý Nguồn Nhân Lực

• Ghi chép thông tin nhân sự: Lưu trữ đầy đủ thông tin về nhân viên, tiền lương, phúc lợi và các khoản chi phí liên quan đến lao động.
• Tuân thủ pháp luật lao động: Đảm bảo tuân thủ các quy định về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các quyền lợi khác của người lao động.

Quản Lý Công Nợ và Công Nợ Phải Trả

• Theo dõi công nợ: Ghi nhận và theo dõi công nợ phải thu từ khách hàng và công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
• Thu hồi công nợ đúng hạn: Đảm bảo thu hồi công nợ từ khách hàng và thanh toán các khoản nợ đúng hạn để duy trì dòng tiền ổn định.

Đối Soát Ngân Hàng

• Kiểm tra giao dịch ngân hàng: Đối chiếu các giao dịch tài chính từ sổ sách với các báo cáo ngân hàng để đảm bảo độ chính xác và phát hiện các sai sót.
• Quản lý dòng tiền: Theo dõi số dư tài khoản ngân hàng và đảm bảo thanh toán kịp thời các khoản chi phí, tránh tình trạng thiếu hụt tiền mặt.

Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh

• Lập báo cáo tài chính: Tổng hợp các dữ liệu kế toán xăng dầu để lập báo cáo kết quả kinh doanh, phân tích hiệu quả hoạt động của cửa hàng xăng dầu trong từng kỳ.
• Đưa ra quyết định chiến lược: Dựa trên báo cáo tài chính để đưa ra các quyết định kinh doanh, điều chỉnh chiến lược phát triển phù hợp.

Tuân Thủ Quy Định Pháp Luật

• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý: Cập nhật và thực hiện đầy đủ các quy định về thuế, bảo vệ môi trường, an toàn lao động và các quy định khác liên quan đến ngành xăng dầu.
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Đảm bảo cửa hàng hoạt động trong khuôn khổ pháp luật để tránh các rủi ro pháp lý và tài chính.

Đào Tạo và Phát Triển Nhân Sự

• Đào tạo nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo, huấn luyện cho nhân viên về quy trình kế toán, các quy định pháp lý mới và kỹ năng nghiệp vụ.
• Phát triển nghề nghiệp: Cung cấp các cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên, nâng cao chất lượng công việc và hiệu quả hoạt động.

Đánh Giá và Đề Xuất Cải Tiến

• Đánh giá quy trình kế toán: Thực hiện đánh giá định kỳ các quy trình kế toán xăng dầu để tìm ra điểm yếu và các vấn đề phát sinh.
• Cải tiến quy trình: Đưa ra các đề xuất cải tiến để tối ưu hóa quy trình kế toán xăng dầu, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả công việc.

Quy trình kế toán xăng dầu cho cửa hàng xăng dầu không chỉ đảm bảo tính chính xác trong các báo cáo tài chính mà còn hỗ trợ cửa hàng duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả, đáp ứng nhu cầu khách hàng và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Bằng cách áp dụng quy trình này, cửa hàng xăng dầu có thể cải thiện hiệu suất hoạt động, giảm thiểu rủi ro tài chính và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

3. Chi phí xăng dầu hạch toán vào tài khoản nào?

Chi phí xăng dầu thường được hạch toán vào các tài khoản kế toán xăng dầu khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng cụ thể. Cụ thể như sau:

• Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Khi xăng dầu được sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất, vận hành máy móc, thiết bị, hoặc trong các hoạt động sản xuất hàng hóa, chi phí này sẽ được hạch toán vào tài khoản 621. Đây là trường hợp xăng dầu là một phần không thể thiếu trong chuỗi sản xuất trực tiếp.
• Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung: Nếu xăng dầu được sử dụng cho các hoạt động chung của nhà xưởng, không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng vẫn hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất như chi phí vận hành hệ thống sưởi, điều hòa, hay các chi phí phục vụ bảo dưỡng thiết bị, thì chi phí này sẽ được hạch toán vào tài khoản 627.

Ngoài hai tài khoản trên, trong trường hợp xăng dầu được sử dụng vào các mục đích khác, chi phí có thể được hạch toán vào các tài khoản phù hợp như sau:

• Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Nếu xăng dầu được sử dụng cho các phương tiện di chuyển phục vụ cho các hoạt động quản lý, chẳng hạn như xe công tác của các nhân viên quản lý, thì chi phí này sẽ được ghi vào tài khoản 642. Đây là khoản chi phí không trực tiếp liên quan đến sản xuất nhưng phục vụ cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp.
• Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng: Khi xăng dầu được sử dụng cho các phương tiện vận chuyển hàng hóa phục vụ cho hoạt động bán hàng (ví dụ, xe giao hàng, xe vận chuyển sản phẩm đến khách hàng), chi phí này sẽ được hạch toán vào tài khoản 641. Đây là chi phí phục vụ cho các hoạt động tiếp thị và phân phối sản phẩm ra thị trường.

4. Hướng dẫn tổng hợp kế toán công ty xăng dầu

4.1 Kế toán mua xăng dầu

Khi nhập khẩu xăng dầu:

Nếu sử dụng xăng dầu nhập khẩu cho mục đích sản xuất hoặc kinh doanh hàng hóa, dịch vụ:

• Chi phí phải chịu thuế GTGT được khấu trừ, kế toán xăng dầu ghi:
  • Nợ TK 152, 156 (Tùy thuộc vào loại tài sản hoặc hàng hóa)
  • Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) hoặc TK 131 (Phải thu của khách hàng)
  • Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu)
  • Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt.

Phản ánh số tiền thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp:

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Trường hợp không chịu thuế GTGT hoặc tính thuế GTGT phải nộp trực tiếp cho xăng dầu nhập khẩu dùng vào sản xuất hoặc kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, kế toán xăng dầu ghi:

• Nợ TK 152, 156 (Tùy thuộc vào tài sản sử dụng)
• Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Khi mua xăng dầu trong nước:

Nếu xăng dầu được mua trong nước và sử dụng cho sản xuất hoặc kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và chịu thuế GTGT khấu trừ:

• Nợ TK 152, 156, 641, 642 (Tùy thuộc vào tài khoản sử dụng)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT đã được khấu trừ
• Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), 331 (Phải trả nhà cung cấp) (Tổng giá thanh toán).

Nếu xăng dầu mua trong nước được sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và không chịu thuế GTGT hoặc tính thuế GTGT phải nộp trực tiếp, và mua xăng dầu dùng cho hoạt động chiếu sáng công cộng:

• Nợ TK 152, 156, 641, 642 (Tùy vào mục đích sử dụng)
• Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), 331 (Phải trả nhà cung cấp).

4.2 Kế toán doanh thu bán xăng dầu

4.2.1 Đơn vị bán xăng dầu nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

• Đơn vị bán xăng dầu phải nộp phí xăng dầu vào ngân sách nhà nước:
  • Doanh thu ghi nhận dựa trên giá bán chưa bao gồm thuế GTGT và phí xăng dầu.
  • Phí xăng dầu phải nộp vào ngân sách nhà nước được phản ánh riêng biệt.
• Đơn vị bán xăng dầu không phải nộp phí xăng dầu vào ngân sách nhà nước:
  • Doanh thu bán hàng ghi nhận dựa trên giá bán đã bao gồm phí xăng dầu, nhưng không bao gồm thuế GTGT.

4.2.2 Đơn vị bán xăng dầu nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

• Đơn vị bán xăng dầu phải nộp phí xăng dầu vào ngân sách nhà nước:
  • Doanh thu ghi nhận bao gồm giá bán đã có thuế GTGT và phí xăng dầu cần nộp vào ngân sách nhà nước.
• Đơn vị bán xăng dầu không phải nộp phí xăng dầu vào ngân sách nhà nước:
  • Doanh thu bán hàng ghi nhận theo tổng giá thanh toán từ khách hàng.

4.2.3 Đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu xăng dầu

Khi đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu xăng dầu xuất xăng dầu trả cho đơn vị ủy thác nhập khẩu, kế toán xăng dầu ghi:

• Nợ TK 131 (Phải thu của khách hàng, chi tiết theo đơn vị ủy thác nhập khẩu)
• Có TK 3339 (Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác, chi tiết phí xăng dầu)
• Có TK 156 (Hàng hóa, phản ánh giá trị xăng dầu đã xuất cho đơn vị ủy thác).

4.2.4 Trường hợp bán xăng dầu qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng

Khi xuất xăng dầu cho các đại lý:

• Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán (Ghi nhận số lượng xăng dầu đã xuất cho đại lý)
• Có TK 155 (Hàng hóa) và TK 156 (Chi phí liên quan đến việc gửi hàng đi bán).

Đơn vị giao hàng đại lý nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và nộp phí xăng dầu vào ngân sách nhà nước:

• Khi nhận bảng kê hóa đơn bán xăng dầu từ đại lý đã tiêu thụ, kế toán xăng dầu ghi:
  • Nợ TK 111, 112, 131 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc phải thu từ khách hàng)
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
  • Có TK 3339 – Phí xăng dầu cần nộp vào ngân sách nhà nước
  • Có TK 511 – Doanh thu bán hàng (Tổng doanh thu từ việc bán hàng).

Đơn vị giao hàng đại lý không nộp phí xăng dầu vào ngân sách nhà nước:

• Khi nhận bảng kê hóa đơn bán xăng dầu từ đại lý, kế toán xăng dầu ghi:
  • Nợ TK 111, 112, 131
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
  • Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.

Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói GTax sẽ giúp bạn giải quyết các lo lắng về nghiệp vụ kế toán.​

4.3 Hạch toán chi phí xăng dầu

4.3.1 Đối với xăng dầu sử dụng nội bộ ở đơn vị thuộc đối tượng nộp phí xăng dầu

Khi xuất xăng dầu để sử dụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và đối tượng này phải chịu phí xăng dầu và thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

• Nợ TK 627, 641, 642 (Chi phí sản xuất, kinh doanh)
• Có TK 3339 – Phí xăng dầu cần nộp
• Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Theo giá vốn).

4.3.2 Đối với đơn vị không thuộc đối tượng nộp phí xăng dầu

Khi xuất xăng dầu để sử dụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và đối tượng này chịu thuế GTGT, kế toán xăng dầu ghi:

• Nợ TK 627, 641, 642 (Chi phí liên quan đến việc sử dụng xăng dầu)
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
• Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Theo giá vốn).

4.4 Khi nộp phí xăng dầu vào Ngân sách Nhà nước

Khi nộp phí xăng dầu vào ngân sách nhà nước, kế toán xăng dầu ghi:

• Nợ TK 3339 – Phí xăng dầu cần nộp vào ngân sách
• Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) – Phản ánh việc thanh toán phí xăng dầu.

4.5 Khi xuất khẩu xăng dầu

Phản ánh doanh thu bán hàng:

• Nợ TK 112, 131 (Tiền gửi ngân hàng hoặc phải thu từ khách hàng)
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.

Phản ánh thuế xuất khẩu phải nộp:

• Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng
• Có TK 3333 – Thuế xuất khẩu phải nộp.

Số phí xăng dầu được hoàn lại:

• Trong trường hợp hoàn phí xăng dầu trong cùng năm tài chính:
  • Nợ TK 3339 – Phí xăng dầu được hoàn lại
  • Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.
• Trong trường hợp hoàn phí xăng dầu cho lượng xăng dầu xuất khẩu của năm trước:
  • Nợ TK 3339 – Phí xăng dầu được hoàn lại
  • Có TK 811 – Thu nhập bất thường.

Khi nhận được tiền hoàn phí xăng dầu từ ngân sách nhà nước:

• Nợ TK 111, 112 (Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng)
• Có TK 3339 – Phí xăng dầu đã hoàn lại từ ngân sách nhà nước.

Kế Toán Xăng Dầu Petrolimex - Hạch Toán Phí Xăng Dầu