Thành lập văn phòng đại diện là bước quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động ra thị trường mới mà không phải trực tiếp tham gia vào kinh doanh. Quy trình này bao gồm nhiều bước bạn cần tuân thủ sao cho đúng quy định, với nội dung bài viết này Kế Toán GTAX sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về Thủ tục để Thành lập 1 văn phòng đại diện như thế nào cũng như cần lưu ý các nội dung liên quan.
Mục Lục
Hướng Dẫn Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Doanh Nghiệp
Mở rộng thị trường là một bước quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp muốn thăm dò thị trường mới mà chưa chắc chắn về tiềm năng, việc thành lập văn phòng đại diện (VPĐD) là một phương thức hợp lý để thăm dò và mở rộng kinh doanh. Vậy văn phòng đại diện là gì và thủ tục thành lập ra sao? Cùng Kế Toán GTAX tìm hiểu chi tiết qua nội dung dưới đây:
I. Văn Phòng Đại Diện Là Gì?
Theo Khoản 2, Điều 44, Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không được trực tiếp tham gia vào các hoạt động kinh doanh hay tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.
II. Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
Để thành lập văn phòng đại diện (VPĐD), doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Quyết định và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện:
- Với công ty cổ phần: Quyết định từ Hội đồng quản trị.
- Với công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty hợp danh: Quyết định từ Hội đồng thành viên.
- Với công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định từ chủ sở hữu công ty.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bản sao công chứng CCCD hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp).
- Bản sao công chứng CCCD hoặc hộ chiếu của người nộp hồ sơ.
==> Xem thêm: Chi tiết thủ tục Thành lập công ty
III. Các Bước Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ như hướng dẫn ở phần trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký Kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt văn phòng đại diện. Có ba hình thức nộp:
- Trực tiếp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh.
- Qua dịch vụ bưu chính.
- Nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Nhận kết quả:
- Hồ sơ hợp lệ: Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
- Hồ sơ không hợp lệ: Doanh nghiệp sẽ nhận văn bản yêu cầu bổ sung và phải nộp lại hồ sơ theo hướng dẫn.
IV. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
1. Tên Văn Phòng Đại Diện
Theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp đi kèm cụm từ “Văn phòng đại diện”. Tên văn phòng phải được viết bằng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu. Khi phát hành các tài liệu giao dịch, tên văn phòng đại diện phải nhỏ hơn tên doanh nghiệp.
Ví dụ: Văn phòng đại diện Công ty TNHH Tư vấn và Dịch Vụ Kế toán GTAX tại Cần Thơ
2. Địa Chỉ Văn Phòng Đại Diện
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện không được đặt tại nhà chung cư hay nhà tập thể, trừ khi chung cư đó có chức năng kinh doanh.
3. Thông Tin Người Đứng Đầu Văn Phòng Đại Diện
Người đứng đầu cần cung cấp địa chỉ thường trú và địa chỉ hiện tại chi tiết, kèm theo bản sao CCCD hoặc hộ chiếu không quá 6 tháng.
V. Sau Khi Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
- Đặt Bảng Hiệu: Bảng hiệu phải có đủ thông tin như tên văn phòng đại diện, mã số thuế, địa chỉ, và cơ quan chủ quản.
- Nộp Lệ Phí Môn Bài: Văn phòng đại diện sẽ được miễn lệ phí môn bài trong thời gian doanh nghiệp mẹ được miễn, mức lệ phí môn bài cho các năm sau là 1 triệu đồng/năm.
- Lưu Ý Về Hoạt Động Kinh Doanh:
Dưới đây Kế toán GTAX chia sẻ chi tiết về các lưu ý liên quan đến hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện doanh nghiệp, căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các quy định pháp lý hiện hành như sau:
a. Văn phòng đại diện không được kinh doanh trực tiếp
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 44, Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện được lập ra chỉ với chức năng đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp mẹ trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Do đó, văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp hoặc sinh lợi từ hoạt động thương mại. Đây là điểm quan trọng nhất khi phân biệt văn phòng đại diện với chi nhánh.
Vì văn phòng đại diện không tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh, nên nó không có quyền ký kết các hợp đồng liên quan đến hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc các hợp đồng có tính chất thương mại. Trưởng văn phòng đại diện chỉ có thẩm quyền ký các giấy tờ liên quan đến các nhiệm vụ hành chính và công việc đại diện.
b. Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện
Mặc dù không có quyền tham gia kinh doanh, văn phòng đại diện vẫn có những nhiệm vụ và quyền hạn nhất định như:
- Tư vấn, hỗ trợ và nghiên cứu thị trường: Văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động tìm hiểu thị trường mới, xúc tiến quan hệ với các đối tác tiềm năng, xây dựng hình ảnh và duy trì quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp.
- Đại diện theo ủy quyền: Văn phòng đại diện đóng vai trò như một cầu nối giữa doanh nghiệp mẹ và đối tác tại thị trường mới, giúp duy trì quan hệ với khách hàng và đối tác, nhưng không có quyền ký hợp đồng kinh doanh.
c. Không bắt buộc có con dấu và không có mã số thuế riêng
Theo quy định pháp luật, văn phòng đại diện không bắt buộc phải có con dấu riêng và không cần đăng ký mã số thuế riêng. Điều này có nghĩa là mọi hoạt động hành chính của văn phòng đại diện sẽ được doanh nghiệp mẹ đứng ra chịu trách nhiệm và quản lý. Tuy nhiên, văn phòng đại diện vẫn phải có mã số hoạt động riêng được cấp khi đăng ký thành lập.
d. Trách nhiệm về thuế và nghĩa vụ báo cáo
Mặc dù văn phòng đại diện không phải thực hiện nghĩa vụ thuế riêng vì hoạt động của nó không tạo ra lợi nhuận trực tiếp, nhưng nó vẫn phải tuân thủ quy định về báo cáo thuế. Trách nhiệm thuế và kê khai thuế sẽ do công ty mẹ thực hiện.
Khi văn phòng đại diện di dời hoặc thay đổi địa chỉ sang quận/huyện khác, văn phòng đại diện cần phải hoàn tất thủ tục về thuế với cơ quan quản lý thuế tại địa phương trước khi chuyển đi. Điều này nhằm đảm bảo không còn bất kỳ nghĩa vụ thuế nào tồn đọng khi văn phòng thay đổi địa điểm.
e. Không bị giới hạn số lượng văn phòng đại diện
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không bị giới hạn số lượng văn phòng đại diện có thể thành lập. Điều này tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể mở rộng hoạt động và tiến hành các hoạt động khảo sát, thăm dò thị trường tại nhiều khu vực địa lý khác nhau mà không cần thành lập các chi nhánh hoặc văn phòng kinh doanh.
f. Giải trình trước cơ quan nhà nước
Mặc dù văn phòng đại diện là đơn vị hạch toán phụ thuộc, khi có các yêu cầu từ cơ quan nhà nước (cơ quan thuế, cơ quan quản lý thị trường…), văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc giải trình. Điều này đảm bảo rằng mọi hoạt động của văn phòng đại diện luôn tuân thủ pháp luật và có sự minh bạch trong quá trình hoạt động.
VI. Dịch Vụ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Tại GTAX
Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và tránh các sai sót pháp lý không đáng có, GTAX sẽ giúp bạn thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện một cách nhanh chóng và chính xác. Chúng tôi cam kết đem đến dịch vụ tốt nhất với chi phí hợp lý, thời gian hoàn thành trong 3-5 ngày làm việc, và miễn phí giao kết quả tận nơi.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp và kế toán, GTAX cam kết mang lại cho bạn sự an tâm tuyệt đối, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính mà không phải bận tâm về những thủ tục pháp lý phức tạp.
Hãy để GTAX đồng hành cùng bạn trong hành trình mở rộng doanh nghiệp một cách hiệu quả và nhanh chóng!
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN GTAX
- Địa chỉ: Phòng 1901, tầng 19, Saigon Trade Center, 37 Tôn Đức Thắng, Quận 1, TP. HCM
- Điện thoại: (028) 2221 6789
- Hotline: 0932 362 514
- Email: support@gtax.vn
VII. Phân Biệt Giữa Văn Phòng Đại Diện và Chi Nhánh
|
Tiêu chí |
Văn phòng đại diện |
Chi nhánh |
|
Khái niệm |
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp
(Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020) |
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp
(Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020) |
|
Ngành nghề kinh doanh |
Chỉ được đại diện theo ủy quyền | Được đăng ký tất cả các ngành nghề mà trụ sở chính đã đăng ký |
|
Phạm vi hoạt động |
– Chỉ thực hiện nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó.
Hiểu đơn giản thì mục đích của văn phòng đại diện là nơi để tiếp cận thị trường, quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp, giải đáp, tư vấn cho khách hàng. – Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh |
Được thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng kinh doanh và chức năng đại diện theo quyền |
|
Hình thức hạch toán |
Chỉ được hạch toán phụ thuộc | Có thể lựa chọn hình thức hạch toán phụ thuộc hoặc hạch toán độc lập |
|
Nghĩa vụ thuế |
– Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh nên không nộp thuế môn bài
– Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế đối với những sắc thuế văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; các sắc thuế không phát sinh, văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế |
– Chi nhánh nộp thuế môn bài tại Cơ quan thuế nơi có trụ sở chi nhánh.
– Trường hợp chi nhánh hạch toán phụ thuộc hoạt động tại địa bàn tỉnh, thành phố khác với địa bàn nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính thì thực hiện kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp tại nơi có trụ sở chính. – Chi nhánh vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thuế đối với các khoản thuế giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp theo quy định. |
VIII. Các Câu Hỏi Về Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
Dưới đây Kế toán GTAX tổng hợp một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện mà nhiều doanh nghiệp quan tâm:
1. Văn phòng đại diện có được tham gia kinh doanh không?
Văn phòng đại diện không được phép tham gia vào các hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp. Chức năng chính của văn phòng đại diện là làm đại diện theo ủy quyền để bảo vệ quyền lợi và quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp tại địa phương đặt văn phòng.
2. Có cần đăng ký nộp thuế khi mở văn phòng đại diện không?
Văn phòng đại diện phải đăng ký mã số thuế riêng, tuy nhiên, không thực hiện nghĩa vụ thuế riêng biệt vì nó hạch toán phụ thuộc vào doanh nghiệp chính. Tuy nhiên, văn phòng đại diện phải đóng lệ phí môn bài.
3. Thời gian để hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện là bao lâu?
Thông thường, thời gian để hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện là từ 3 đến 5 ngày làm việc sau khi nộp đầy đủ hồ sơ và hồ sơ hợp lệ.
4. Tên văn phòng đại diện có cần tuân thủ quy định gì không?
Tên của văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp và cụm từ “Văn phòng đại diện“. Ngoài ra, tên văn phòng đại diện phải tuân thủ quy định về cách viết, kích thước chữ và ký hiệu theo luật định.
5. Văn phòng đại diện có thể được thành lập tại địa chỉ chung cư hoặc nhà tập thể không?
Không. Theo quy định pháp luật, văn phòng đại diện không được đặt tại địa chỉ là nhà chung cư hoặc nhà tập thể, tương tự như quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp.
6. Có giới hạn số lượng văn phòng đại diện mà doanh nghiệp có thể thành lập không?
Doanh nghiệp có thể thành lập nhiều văn phòng đại diện mà không bị giới hạn số lượng.
7. Trưởng văn phòng đại diện có quyền ký kết hợp đồng không?
Trưởng văn phòng đại diện không có quyền ký kết các hợp đồng kinh doanh mà chỉ có thể ký các văn bản liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện và các nhiệm vụ do doanh nghiệp mẹ giao phó.
8. Lệ phí thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu?
Lệ phí thành lập văn phòng đại diện có thể khác nhau tùy vào địa phương và quy trình, nhưng thông thường, chi phí bao gồm lệ phí môn bài và các phí dịch vụ khác.
9. Có thể vừa thành lập doanh nghiệp vừa thành lập văn phòng đại diện cùng lúc không?
Không. Doanh nghiệp phải được thành lập trước, sau đó mới có thể tiến hành thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
10. Khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, có cần thực hiện thủ tục gì không?
Nếu thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sang quận, huyện khác, doanh nghiệp phải làm thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế trước khi chuyển đi.
Tóm lại, việc thành lập văn phòng đại diện là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và khẳng định sự hiện diện tại các khu vực mới. Với chức năng đại diện theo ủy quyền, văn phòng này đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi và phát triển thương hiệu của công ty mà không tham gia vào các hoạt động kinh doanh trực tiếp. Thủ tục thành lập tương đối đơn giản nếu doanh nghiệp nắm rõ quy trình, hồ sơ cần thiết, và tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó, việc lưu ý đến các yếu tố như tên gọi, địa chỉ và người đại diện sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có, đảm bảo văn phòng đại diện hoạt động hiệu quả và đúng quy định. Kế Toán GTAX sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn đến hoàn tất các thủ tục, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tập trung vào mục tiêu kinh doanh chính.
Chat Facebook
Chat Zalo
Gọi:0932 362 514