Những Lỗi Pháp Lý Phổ Biến Khi Thành Lập Doanh Nghiệp: Cập Nhật Quy Định Mới

Việc thành lập doanh nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt là về mặt pháp lý. Dưới đây Kế toán GTAX liệt kê các lỗi phổ biến mà doanh nghiệp mới cần tránh để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, đồng thời tuân thủ đúng quy định pháp luật.

9 Lỗi Pháp Lý Phổ Biến Khi Thành Lập Doanh Nghiệp

1. Lựa chọn sai loại hình doanh nghiệp

Quyết định về loại hình doanh nghiệp là một trong những bước quan trọng nhất khi bắt đầu. Hiện nay, theo Luật Doanh nghiệp 2020, có nhiều loại hình doanh nghiệp như Công ty TNHH (một thành viên hoặc hai thành viên), Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân, và Công ty Hợp danh. Mỗi loại hình có cơ cấu tổ chức, quy định về vốn và trách nhiệm pháp lý khác nhau. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ mô hình kinh doanh của mình để chọn loại hình phù hợp nhất. Ví dụ, nếu mục tiêu là huy động vốn từ nhiều nhà đầu tư, Công ty Cổ phần là lựa chọn hợp lý hơn.

==> Xem chi tiết: Các loại hình doanh nghiệp hiện nay

2. Đăng ký ngành nghề kinh doanh không đúng quy định

Một lỗi thường gặp là không đăng ký ngành nghề kinh doanh đầy đủ hoặc không phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Theo quy định mới, một số ngành nghề có điều kiện đòi hỏi doanh nghiệp phải có giấy phép con hoặc đáp ứng các tiêu chuẩn đặc biệt như tài chính, y tế, bảo vệ. Việc không đăng ký đúng ngành nghề có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý khi xin cấp giấy phép hoạt động hoặc thực hiện các giao dịch với đối tác.

• Mức phạt: Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh đúng ngành nghề, mức phạt sẽ từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Nếu doanh nghiệp kinh doanh trong các ngành nghề yêu cầu giấy phép mà không có giấy phép, mức phạt có thể lên đến 60.000.000 đồng, đồng thời doanh nghiệp có thể bị đình chỉ hoạt động kinh doanh tạm thời.

3. Khai báo vốn điều lệ không hợp lý

Vốn điều lệ là số vốn mà doanh nghiệp cam kết đóng góp và ghi trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, các ngành nghề không có yêu cầu về vốn pháp định, nhưng việc khai báo vốn điều lệ cần phù hợp với năng lực tài chính thực tế của doanh nghiệp. Vốn quá cao có thể tạo áp lực về nghĩa vụ tài chính và quản lý, trong khi vốn quá thấp sẽ ảnh hưởng đến uy tín và khả năng hợp tác.

==> Xem chi tiết: Vốn Điều Lệ

• Mức phạt: Việc khai báo vốn điều lệ không trung thực có thể bị xử phạt theo Điều 12, Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Mức phạt sẽ từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu cung cấp thông tin không chính xác về vốn điều lệ trong hồ sơ đăng ký kinh doanh.

4. Vi phạm quyền sở hữu trí tuệ

Theo Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi, doanh nghiệp phải đảm bảo không vi phạm bản quyền, nhãn hiệu, hoặc các tài sản trí tuệ khác. Việc sử dụng nhãn hiệu đã được đăng ký hoặc nội dung sáng tạo của doanh nghiệp khác mà không có sự cho phép có thể dẫn đến các vụ kiện tốn kém. Để tránh điều này, doanh nghiệp cần đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, logo, và sản phẩm trí tuệ ngay từ đầu.

• Mức phạt: Theo Nghị định 99/2013/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng tùy vào mức độ vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, chẳng hạn như sử dụng nhãn hiệu, kiểu dáng hoặc bản quyền mà không có sự cho phép.

5. Hồ sơ pháp lý không đầy đủ

Một trong những nguyên nhân khiến hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị trả lại là thiếu sót hoặc sai thông tin trong bộ hồ sơ. Theo quy định hiện hành, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần bao gồm các tài liệu như: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách thành viên hoặc cổ đông, và các giấy tờ liên quan khác. Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin trong hồ sơ được khai báo chính xác và đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan quản lý.

==> Xem chi tiết: Thủ tục Thành lập doanh nghiệp

6. Không ký kết hợp đồng lao động rõ ràng

Việc ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản với nhân viên là bắt buộc theo Luật Lao động. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hợp đồng lao động quy định rõ ràng các điều khoản về lương, quyền lợi, trách nhiệm, chế độ bảo hiểm và thời gian làm việc. Hợp đồng không rõ ràng hoặc thiếu hợp đồng có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong trường hợp tranh chấp với nhân viên.

• Mức phạt: Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp không ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản hoặc hợp đồng không đúng quy định có thể bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng tùy thuộc vào số lượng người lao động bị vi phạm.

7. Không đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động

Theo Luật Bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên ngay sau khi ký kết hợp đồng lao động. Việc không đăng ký bảo hiểm hoặc nộp chậm có thể bị xử phạt nặng và gây mất lòng tin từ phía người lao động. Đặc biệt, nếu nhân viên không được đóng bảo hiểm đầy đủ, doanh nghiệp có thể phải bù đắp quyền lợi của họ.

• Mức phạt: Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp không đăng ký hoặc không đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động có thể bị phạt từ 12.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng cho mỗi lao động không được đóng bảo hiểm. Doanh nghiệp còn phải bù đắp toàn bộ quyền lợi cho người lao động.

8. Không tuân thủ quy định thuế

Theo Luật Quản lý thuế mới, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai và nộp thuế đầy đủ, đúng hạn cho các loại thuế như thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp, và thuế thu nhập cá nhân cho người lao động. Không tuân thủ quy định thuế có thể dẫn đến truy thu thuế, tiền phạt, và thậm chí là đình chỉ hoạt động.

• Mức phạt: Theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp không kê khai hoặc kê khai sai thuế có thể bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng tùy vào mức độ vi phạm. Doanh nghiệp còn có thể bị truy thu thuế và phạt nộp chậm.

Với các doanh nghiệp vừa thành lập, việc tự thực hiện các thủ tục thuế và kế toán có thể gặp khó khăn. Để tránh sai sót, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói để tiết kiệm thời gian và chi phí vì nếu doanh nghiệp vi phạm trong việc lập báo cáo tài chính, kê khai sai hoặc không thực hiện báo cáo đúng quy định, mức phạt có thể lên đến 20.000.000 đến 30.000.000 đồng theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

9. Vi phạm quy định bảo vệ môi trường

Các doanh nghiệp trong những ngành nghề đặc thù như sản xuất, xây dựng, hoặc xử lý chất thải cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ môi trường. Vi phạm quy định này có thể bị xử phạt hành chính hoặc đình chỉ hoạt động. Doanh nghiệp cần có kế hoạch quản lý và xử lý chất thải theo quy định để tránh vi phạm pháp luật về môi trường.

==> Xem chi tiết: Các Thủ Tục Phải Hoàn Thành Ngay Sau Khi Mở Công Ty Mới Để Tránh Phạt

• Mức phạt: Theo Nghị định 155/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp vi phạm các quy định về bảo vệ môi trường, chẳng hạn như xử lý rác thải sai quy định hoặc gây ô nhiễm, có thể bị phạt từ 20.000.000 đồng đến 500.000.000 đồng tùy vào mức độ vi phạm. Trong một số trường hợp nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể bị đình chỉ hoạt động hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Những Câu Hỏi Thường Gặp về Lỗi Pháp Lý Khi Thành Lập Doanh Nghiệp

Kế Toán GTAX chia sẻ đến bạn một số câu hỏi thường gặp liên quan đến lỗi pháp lý cần tránh khi thành lập doanh nghiệp mà khách hàng chúng tôi hay gặp phải như sau:

Lựa chọn sai loại hình doanh nghiệp có tác động gì đến hoạt động kinh doanh?

==> Nếu doanh nghiệp chọn sai loại hình, có thể gặp khó khăn trong việc quản lý, thực hiện trách nhiệm pháp lý và kế hoạch mở rộng sau này. Mỗi loại hình như công ty TNHH, cổ phần hoặc hợp danh đều có quy định pháp lý riêng và phải cân nhắc kỹ trước khi chọn.

Cần lưu ý điều gì khi chọn loại hình doanh nghiệp?

==> Doanh nghiệp cần dựa trên số lượng thành viên, mức độ chịu trách nhiệm tài chính, và mục tiêu dài hạn để lựa chọn loại hình phù hợp. 

Điều gì xảy ra nếu không đăng ký ngành nghề kinh doanh chính xác?

==> Nếu đăng ký ngành nghề không đúng hoặc thiếu các giấy phép cần thiết, doanh nghiệp có thể bị đình chỉ hoạt động hoặc gặp khó khăn trong việc nộp thuế và xin cấp giấy phép con.

Vì sao việc khai báo vốn điều lệ hợp lý lại quan trọng?

==> Vốn điều lệ cần phải phản ánh đúng nhu cầu tài chính ban đầu của doanh nghiệp. Việc khai báo vốn quá thấp có thể dẫn đến thiếu vốn, trong khi vốn quá cao có thể làm tăng chi phí không cần thiết.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì về sở hữu trí tuệ khi khởi nghiệp?

==> Việc vi phạm bản quyền hoặc sao chép trái phép có thể gây ra kiện tụng và thiệt hại về tài chính. Doanh nghiệp nên đăng ký bảo hộ các tài sản trí tuệ như nhãn hiệu, sáng chế và kiểu dáng công nghiệp ngay từ đầu.

Chuẩn bị hồ sơ pháp lý chưa đầy đủ có thể gây ra những hậu quả gì?

==> Hồ sơ không đầy đủ hoặc sai sót có thể khiến quá trình đăng ký kinh doanh bị trì hoãn hoặc thậm chí bị từ chối. Do đó, cần kiểm tra kỹ lưỡng và nếu có thể bạn hãy liên hệ với nhân viên của Kế Toán GTAX để được hướng dẫn cụ thể.

Làm thế nào để đảm bảo hợp đồng lao động minh bạch và đúng quy định?

==> Hợp đồng lao động cần rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của hai bên, đảm bảo tuân thủ quy định về lương, bảo hiểm và thời gian làm việc. Điều này giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp và kiện tụng về lao động.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải đăng ký bảo hiểm cho nhân viên không?

==> Theo luật định, doanh nghiệp cần đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên ngay sau khi ký kết hợp đồng lao động. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến xử phạt và mất niềm tin từ người lao động.

Quy định về thuế cần tuân thủ là gì?

==> Các doanh nghiệp cần nắm rõ các loại thuế phải nộp như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế VAT và thuế thu nhập cá nhân. Việc không kê khai hoặc kê khai sai thời hạn có thể khiến doanh nghiệp bị phạt hoặc truy thu thuế.

Trên đây là nội dung về “Những lỗi pháp lý phổ biến khi thành lập doanh nghiệp” với các mức phạt vi phạm tương ứng theo quy định mới nhất. Hy vọng, bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan và hiểu rõ các lỗi cần tránh để đảm bảo doanh nghiệp vận hành đúng quy định pháp luật.

Trong trường hợp bạn vẫn còn phân vân về việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp hay cần hỗ trợ trong quá trình thành lập công ty, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên viên tư vấn của Kế toán GTAX để được tư vấn nhanh chóng, chính xác.

Nếu bạn muốn thành lập doanh nghiệp trọn gói, Công ty TNHH Tư Vấn và Dịch Vụ Kế Toán GTAX cam kết sẽ giúp bạn đơn giản hóa quy trình chỉ với 5 bước. Với dịch vụ của GTAX, bạn sẽ được hỗ trợ từ khâu chọn loại hình, hoàn thiện hồ sơ pháp lý cho đến các thủ tục về thuế và bảo hiểm, đảm bảo mọi quy trình diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm thời gian.

Liên hệ ngay với GTAX để được tư vấn và sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp, giúp bạn hoàn tất mọi thủ tục một cách nhanh gọn và chính xác.