Trong quá trình tư vấn về chính sách lao động, bảo hiểm và tiền lương, GTax nhận thấy vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp chưa hiểu rõ vấn đề báo tăng/giảm lao động.

tro-cap-nghi-viec Những lưu ý khi thực hiện báo tăng, báo giảm lao động
Ảnh minh họa

Thông qua bài viết này Kế toán GTax sẽ chia sẻ những lưu ý để bạn đọc tiện theo dõi như sau:

Thời hạn báo tăng, báo giảm lao động?

Thông qua hệ thống giao dịch điện tử (eBH, kBH, TS24, EFY…) doanh nghiệp hoàn toàn có thể lập hồ sơ phát sinh tăng/giảm, điều chỉnh lao động vào tất cả các ngày trong tháng.

  • Đối với Tăng lao động

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản và đăng ký điều chỉnh với cơ quan BHXH.

  • Đối với Giảm lao động

Cứ mỗi tháng một lần doanh nghiệp lập hồ sơ khi phát sinh giảm hoặc điều chỉnh.

Chẳng hạn: Hồ sơ tháng 05/2020 thì lập hồ sơ phát sinh từ ngày 01/05 đến 31/05/2020.

Khi nào phải báo tăng, báo giảm lao động?

Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản với BHXH khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, khi tăng/giảm lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN.

  • Đối với Tăng lao động

Tăng lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN nghĩa là tăng số lượng người lao động tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN.

Những trường hợp sau được xem là tăng lao động:

    •  Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động
    •  Người lao động đi làm sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại;
    •  Người lao động hết thời hạn được tạm ngừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;
    •  Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên đi làm trở lại;
    •  Người lao động hết thời gian tạm hoãn thực hiện hợp đồng đi làm trở lại;
    •  …
  • Đối với Giảm lao động

Giảm lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN  nghĩa là giảm số lượng người lao động tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN.

Những trường hợp sau được xem là giảm lao động:

Mức xử phạt khi vi phạm chậm báo tăng, báo giảm lao động?

  • Khi chậm báo tăng lao động

Doanh nghiệp chậm báo tăng lao động sẽ dẫn đến việc chậm đóng, đóng thiếu tiền bảo hiểm thì được xem là vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc, BHTN. Thời hạn đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN chậm nhất là đến ngày cuối cùng của phương thức đóng (theo tháng, theo quý, 06 tháng một lần).

Theo Điều 38, Nghị định 28/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 150.000.000 đồng khi có hành vi sau:

    • Chậm đóng BHXH bắt buộc, BHTN;
    • Đóng BHXH, BHTN không đủ số người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, BHTN mà không phải là trốn đóng.

Ngoài ra, DN còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả buộc nộp số tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng, không đóng, trốn đóng.

  • Khi chậm báo giảm lao động

Doanh nghiệp báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì được xem là báo giảm lao động chậm và doanh nghiệp có trách nhiệm phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ BHYT sẽ  có giá trị sử dụng hết tháng đó.

Lưu ý: Để không đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT tháng sau thì doanh nghiệp có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.

Bạn có thể xem ví dụ sau:

Nếu người lao động thôi việc ngày 31/03/2020. Sẽ có 2 trường hợp xảy ra:

– Trừơng hợp nếu doanh nghiệp lập hồ sơ tháng 04/2020, doanh nghiệp báo giảm người lao động từ tháng 04/2020 vào ngày 01/04/2020 thì phải đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT tháng 03/2020 và thẻ được sử dụng đến hết 30/04/2020.

– Trường hợp nếu doanh nghiệp lập hồ sơ tháng 04/2020, doanh nghiệp báo giảm người lao động từ tháng 04/2020 vào ngày 28/03/2020 thì chỉ đóng BHXH, BHYT, BHTN đến tháng 04/2020 và được sử dụng thẻ BHYT đến hết 31/03/2020.

Lưu ý: Sau khi lập hồ sơ tháng 04/2020 thì không được lập hồ sơ tháng 03/2020 trong các ngày còn lại của tháng 03/2020.

Thủ tục thực hiện thông báo tăng/giảm lao động?

Khi có sự thay đổi thông tin đóng BHXH, BHYT, BHTN như: tăng, giảm lao động tham gia; thay đổi thông tin đơn vị sử dụng lao động; thay đổi mức lương; gia hạn thẻ BHYT… thì doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản và tiến hành đăng ký điều chỉnh với cơ quan BHXH.  Xem chi tiết nội dung này tại đây….