Việc thành lập Ban kiểm soát trong một công ty có mục đích hỗ trợ các cổ đông trong việc giám sát hoạt động quản trị và điều hành của công ty. Đối với các công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có từ 11 thành viên trở lên, việc thành lập ban kiểm soát là bắt buộc. Vậy ban kiểm soát đóng vai trò gì trong công ty cổ phần? Bài viết sẽ phân tích chi tiết về vấn đề này.

Mục Lục

Khái niệm và cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần

Theo quy định tại Điều 111 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, Công ty cổ phần (Công ty CP) được định nghĩa như sau:

– Vốn điều lệ được phân chia thành nhiều phần bằng nhau, gọi là cổ phần.

– Cổ đông có thể là cá nhân hoặc tổ chức; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không giới hạn số lượng tối đa.

– Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn mà họ đã góp.

– Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ những trường hợp được quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật này.

– Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

– Công ty cổ phần có quyền phát hành các loại cổ phần để huy động vốn.

Theo quy định của các quốc gia trên thế giới, việc tổ chức quản lý Công ty cổ phần có thể thực hiện theo hai hình thức: một là thành lập Hội đồng quản trị với Chủ tịch và Tổng giám đốc phụ tá, hai là thiết lập Ban chỉ đạo cùng với Ban kiểm soát (như ở Pháp và Đức). Các công ty cổ phần có quyền tự do lựa chọn giữa hai hình thức này. Hơn nữa, sau khi đã quyết định một hình thức, công ty có thể chuyển đổi sang hình thức còn lại bằng cách sửa đổi Điều lệ mà không cần phải thay đổi loại hình công ty. Luật Doanh nghiệp Việt Nam áp dụng một phương án kết hợp: vừa có Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc, vừa có Ban kiểm soát nếu công ty có từ 11 cổ đông trở lên hoặc có cổ đông là tổ chức nắm giữ trên 50% tổng số cổ phần của công ty.

Xem thêm: Bảng giá dịch vụ báo cáo thuế

Ban kiểm soát công ty cổ phần

Theo quy định của Luật doanh nghiệp, các công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có từ 11 thành viên trở lên bắt buộc phải thành lập ban kiểm soát. Ban kiểm soát sẽ được bầu bởi hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn) hoặc đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần). Số lượng thành viên, quyền hạn, nghĩa vụ và quy chế làm việc của ban kiểm soát trong công ty trách nhiệm hữu hạn sẽ được quy định trong điều lệ của công ty.

Đối với ban kiểm soát của công ty cổ phần, số lượng thành viên dao động từ 3 đến 5, trong đó ít nhất một thành viên phải có chuyên môn về kế toán. Ban kiểm soát sẽ bầu ra một trưởng ban. Trưởng ban kiểm soát phải là cổ đông của công ty cổ phần. Các thành viên hội đồng quản trị, giám đốc và những người có liên quan đến họ, cũng như kế toán trưởng của công ty, không được tham gia vào ban kiểm soát.

Ban kiểm soát có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo cho cơ quan đại diện chủ sở hữu công ty về tính hợp lý và hợp pháp trong hoạt động điều hành của công ty; việc ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính; đề xuất các biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành hoạt động của công ty; cùng với các nhiệm vụ khác theo quy định của điều lệ. Để thực hiện nhiệm vụ này, ban kiểm soát có quyền yêu cầu các cơ quan quản lý và điều hành công ty cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.

Ban kiểm soát là một bộ phận trong hệ thống quản trị của công ty cổ phần, được thành lập bởi Đại hội đồng cổ đông. Như đã đề cập, do đặc điểm của công ty cổ phần là công ty đối vốn, số lượng thành viên thường rất đông và họ không trực tiếp tham gia quản lý công ty. Tất cả các hoạt động của công ty đều do Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc thực hiện. Do đó, để bảo vệ quyền lợi của các cổ đông, cần có một cơ quan thực hiện chức năng kiểm tra và giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.

Trong cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần, như đã phân tích, các cơ quan quản lý được phân chia quyền lực và có sự ràng buộc lẫn nhau nhằm đảm bảo quá trình quản lý công ty diễn ra một cách dân chủ, công bằng và hiệu quả.

Về việc cung cấp thông tin cho Ban kiểm soát, nhằm hỗ trợ cho hoạt động của Ban kiểm soát, pháp luật quy định rằng Ban kiểm soát có quyền nhận thông tin. Quyền này không chỉ đơn thuần là nhận báo cáo (bằng miệng hoặc văn bản) về hoạt động của công ty, mà nếu cần thiết, kiểm sát viên có quyền truy cập vào các hồ sơ, tài liệu được lưu giữ tại công ty, cũng như có quyền đến các địa điểm làm việc của các quản lý và nhân viên để thu thập thông tin. Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, cùng với các quản lý khác, phải cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến công tác quản lý, điều hành và hoạt động của công ty theo yêu cầu của thành viên Ban kiểm soát hoặc Ban kiểm soát (theo luật doanh nghiệp năm 2020).

Ban kiểm soát là một cơ quan độc lập trong công ty cổ phần, có nhiệm vụ kiểm tra và giám sát tính hợp pháp, chính xác cũng như trung thực trong việc quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh, ghi chép sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính của công ty.

Quy chế Ban kiểm soát công ty cổ phần

Công ty cổ phần có ít nhất 11 cổ đông hoặc có cổ đông tổ chức nắm giữ trên 50% tổng số cổ phần phải thành lập Ban kiểm soát theo quy định tại Điều 137 của Luật Doanh nghiệp 2020. Các thành viên trong Ban kiểm soát được Đại hội đồng cổ đông chỉ định, với số lượng từ 03 đến 05 người, trong đó ít nhất một người phải có chuyên môn về kế toán. Ban kiểm soát sẽ bầu ra một Trưởng ban, người này phải là cổ đông của công ty, trong khi các thành viên còn lại có thể là người ngoài công ty.

Không được trở thành thành viên của Ban kiểm soát (theo Điều 169 Luật Doanh nghiệp 2020):

– Các thành viên trong Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và những người có mối quan hệ với họ.

– Theo định nghĩa tại Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, người có liên quan bao gồm: vợ, chồng, cha, mẹ, con, anh chị em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng.

– Những người đang bị điều tra trách nhiệm hình sự hoặc đang thi hành án phạt tù (treo) hoặc bị Tòa án tước quyền hành nghề do vi phạm các tội như buôn lậu, sản xuất hàng giả, kinh doanh trái phép, trốn thuế, lừa đảo khách hàng và các tội danh khác theo quy định của pháp luật.

Thành viên Ban kiểm soát không nhận lương từ công ty mà chỉ nhận một khoản thù lao theo quy định của Điều lệ hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Tương tự như thành viên Hội đồng quản trị, hàng năm Đại hội đồng sẽ biểu quyết để dành một ngân sách cho Ban kiểm soát, từ đó Ban kiểm soát sẽ thỏa thuận về mức thù lao cho Trưởng ban và các thành viên; các thành viên có thể nhận thêm thù lao đặc biệt nếu được giao nhiệm vụ đặc biệt ngoài công việc thông thường.

Nhiệm kỳ của thành viên Ban kiểm soát được quy định bởi Điều lệ công ty hoặc do Đại hội đồng cổ đông quyết định. Thông thường, nhiệm kỳ này kéo dài trong năm năm. Thành viên hết nhiệm kỳ có thể được…

Xem thêm: Thông tin tóm tắt dịch vụ kế toán thuế của GTAX

Quyền hạn và nhiệm vụ của Ban kiểm soát

Vai trò chính của Ban kiểm soát là thực hiện việc giám sát liên tục đối với công tác quản lý của công ty. Công việc giám sát này tập trung vào tính hợp pháp của các hoạt động quản lý, cũng như việc tuân thủ các quy định pháp luật và Điều lệ công ty. Cụ thể, Ban kiểm soát có những quyền và nhiệm vụ sau đây (Điều 125 Luật Doanh nghiệp 2020):

+ Kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trong việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, cũng như trong việc ghi chép sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính;

+ Đánh giá báo cáo tài chính hàng năm của công ty; kiểm tra các vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý và điều hành hoạt động của công ty khi thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của Đại hội đồng cổ đông, hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% (hoặc tỷ lệ thấp hơn theo quy định của Điều lệ) số cổ phần phổ thông trong thời gian tối thiểu sáu tháng;

+ Thường xuyên cập nhật thông tin cho Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động; tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình bày các báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.

+ Báo cáo của Đại hội đồng cổ đông về độ chính xác, tính trung thực và tính hợp pháp trong việc ghi chép, lưu trữ chứng từ cũng như lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và các báo cáo khác của công ty; đồng thời đánh giá tính trung thực và hợp pháp trong công tác quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

+ Đề xuất các biện pháp bổ sung, sửa đổi và cải tiến cấu trúc tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

+ Để thực hiện các nhiệm vụ nêu trên, Ban kiểm soát có quyền yêu cầu Hội đồng quản trị, các thành viên của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và những người quản lý khác cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện quyền này, Kiểm soát viên không được gây cản trở cho hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị và không làm gián đoạn các hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.

Điều 139 của Luật Doanh nghiệp 2020 không chỉ quy định các quyền hạn mà còn cho phép Ban kiểm soát có thể thay thế Hội đồng quản trị trong việc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông. Điều này xảy ra khi Hội đồng quản trị không thực hiện việc triệu tập mặc dù đã nhận được yêu cầu từ cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm giữ trên 10% số cổ phần phổ thông trong thời gian liên tục ít nhất 06 tháng. Bên cạnh đó, Ban kiểm soát cũng có quyền yêu cầu Hội đồng quản trị triệu tập Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ quản lý (theo Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020) hoặc khi ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao.

Đối với các công ty theo quy định của pháp luật cần phải thực hiện kiểm toán (bao gồm cả công ty có vốn đầu tư nước ngoài), công ty phải thuê một tổ chức kiểm toán độc lập để xác nhận báo cáo tài chính hàng năm trước khi trình lên Đại hội cổ đông phê duyệt (theo Điều 175 của Luật Doanh nghiệp 2020).

Bên cạnh đó, trong vòng 90 ngày kể từ khi kết thúc năm tài chính, công ty có trách nhiệm gửi báo cáo tài chính hàng năm đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua đến cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh. Nội dung tóm tắt của báo cáo tài chính hàng năm cũng cần được thông báo đến tất cả các cổ đông.

Tất cả các tổ chức và cá nhân đều có quyền xem hoặc sao chép báo cáo tài chính hàng năm của công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh (theo Điều 177 của Luật Doanh nghiệp 2020).

Trong quá trình thực hiện quyền hạn và nghĩa vụ của mình, Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về những sai phạm gây thiệt hại cho công ty. Nếu có lỗi xảy ra, Kiểm soát viên sẽ phải bồi thường thiệt hại cho công ty.

Điều kiện của thành viên Ban kiểm soát?

– Cần có ít nhất một thành viên có chuyên môn về kế toán hoặc kiểm toán.

– Thành viên phải từ 21 tuổi trở lên, có đủ năng lực và hành vi dân sự, không thuộc nhóm đối tượng bị cấm thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp.

– Không được là vợ, chồng, cha, mẹ, con, anh, chị, em ruột của các thành viên trong Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc và những người quản lý khác trong doanh nghiệp, nhằm hạn chế các hành vi thông đồng hoặc không đúng mực của Ban kiểm soát.

– Các thành viên trong Ban kiểm soát không được đảm nhiệm các vị trí quản lý trong công ty.

– Thành viên Ban kiểm soát không nhất thiết phải là cổ đông hoặc nhân viên của công ty.

Xem thêm: DỊCH VỤ KẾ TOÁN GTAX

Tất cả các vấn đề pháp lý liên quan đến ban kiểm soát hoặc các vấn đề khác theo quy định của luật doanh nghiệp … Xin vui lòng gọi ngay: 0932 362 514 hoặc hotline: (028) 2221 6789 để nhận được sự tư vấn pháp luật doanh nghiệp trực tuyến từ GTAX.